Kto to jest płatnik zasiłków i dlaczego to ważne?
Co roku – dokładnie na dzień 30 listopada – każda firma musi sprawdzić, ilu ma u siebie ubezpieczonych w ZUS do ubezpieczenia chorobowego.
To właśnie ten stan decyduje o tym, kto od 1 stycznia kolejnego roku będzie płatnikiem zasiłków, czyli kto będzie wypłacał świadczenia chorobowe, opiekuńcze i macierzyńskie swoim pracownikom.
Zasady ustalania płatnika wynikają z ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2780 ze zm.).
📅 Kluczowa data – 30 listopada 2025 r.
Właśnie ten dzień przesądzi o tym, kto w 2026 r. będzie wypłacał zasiłki swoim ubezpieczonym.
ZUS analizuje liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez danego płatnika na dzień 30 listopada.
- Jeżeli zgłoszonych jest więcej niż 20 osób – od 1 stycznia 2026 r. to pracodawca (płatnik) będzie wypłacał zasiłki.
- Jeżeli zgłoszonych jest 20 osób lub mniej – płatnikiem zasiłków będzieZUS.
Nie ma znaczenia, czy w kolejnych miesiącach liczba ubezpieczonych spadnie lub wzrośnie – liczy się wyłącznie stan na 30 listopada.
Kogo uwzględnia się w liczbie ubezpieczonych?
W liczbie zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego należy ująć wszystkie osoby, które na dzień 30 listopada były zgłoszone do tego ubezpieczenia, choćby przez jeden dzień w miesiącu.
Wliczamy m.in.:
- pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
- zleceniobiorców, jeśli podlegają dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu,
- osoby wykonujące pracę nakładczą,podlegające ubezpieczeniu chorobowemu,
- osoby prowadzące działalność gospodarczą, podlegające ubezpieczeniu chorobowemu oraz osoby z nimi współpracujące (np. małżonka przedsiębiorcy),
- osoby na zwolnieniu lekarskim lub świadczeniu rehabilitacyjnym.
Nie wliczamy natomiast:
- osób na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, jeśli nieobecność trwała miesiąc
- osób pobierających zasiłek macierzyński,
- pracowników, których umowy zakończyły się przed 30 listopada.
📌Uwaga na osoby na zasiłku macierzyńskim!
Choć zgodnie z ustawą nie podlegają one ubezpieczeniu chorobowemu, ZUS uznaje, że należy je uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych na dzień 30 listopada, jeśli ich stosunek pracy nadal trwa. To interpretacja korzystna dla pracowników, ale wymagająca ostrożności przy ustalaniu płatnika zasiłków.
Przykłady ustalenia płatnika
Przykład 1
Firma „X” zatrudnia 23 osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada 2025 r.
➡ W 2026 r. to firma jest płatnikiem zasiłków.
Przykład 2
Mikrofirma „Y” zatrudnia 10 osób na umowę o pracę oraz dwie na zlecenie bez ubezpieczenia chorobowego.
➡ Zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego jest 10 osób, więc płatnikiem zasiłków w 2026 r. pozostaje ZUS.
Przykład 3
Spółka „Z” na 30 listopada ma 22 osoby, ale w grudniu zwalnia 5 pracowników.
➡ Nie ma to znaczenia – od 1 stycznia 2026 r. to wciąż spółka wypłaca zasiłki.
Jakie zasiłki wypłaca płatnik?
Jeśli pracodawca jest płatnikiem zasiłków, to od 1 stycznia 2026 r. musi samodzielnie ustalać i wypłacać:
- zasiłek chorobowy,
- zasiłek opiekuńczy,
- zasiłek macierzyński,
- świadczenie rehabilitacyjne (w części po zasiłku chorobowym),
Kwoty te są następnie finansowane z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS), a pracodawca rozlicza je z ZUS w raportach ZUS RSA.
⚖️ Obowiązki płatnika zasiłków
Jeśli firma staje się płatnikiem zasiłków, dział kadr i płac musi być przygotowany na dodatkowe obowiązki:
- prowadzenie dokumentacji zasiłkowej (np. e-ZLA, wnioski Z-3, Z-15A/B),
- ustalanie podstaw wymiaru zasiłków,
- wypłacanie świadczeń w terminach wynikających z ustawy,
- sporządzanie raportów ZUS RSA, RCA oraz miesięcznych deklaracji DRA,
- przechowywanie dokumentacji przez 10 lat.
Warto pamiętać, że błędne rozliczenie lub wypłata zasiłku osobie nieuprawnionej może skutkować koniecznością zwrotu świadczenia i odsetek.
Co się dzieje, jeśli płatnik nie przekroczy 20 osób?
W takim przypadku płatnikiem zasiłków jestZUS.
Pracodawca nie wypłaca świadczeń, ale ma obowiązek:
- sporządzić i przekazać do ZUS komplet dokumentów (m.in. Z-3, Z-15A/B, e-ZLA),
- współpracować z ZUS przy weryfikacji prawa do świadczeń,
- poinformować pracowników, że zasiłek wypłaci im ZUS.
💬 Częste pytania i wątpliwości
ØCzy wliczamy osoby na zwolnieniu lekarskim lub zasiłku rehabilitacyjnym?
Tak. Nadal są zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego.
ØCzy wliczamy osoby na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym?
Nie. Jeśli ktoś był na urlopie bezpłatnym cały miesiąc (np. 1–30 listopada)
Tak. Jeśli pracownik był np. na urlopie bezpłatnym tylko 20 dni, a potem wrócił do pracy – wliczasz go, bo choćby przez 1 dzień w miesiącu był zgłoszony do ubezpieczeń.
ØCzy samozatrudniony przedsiębiorca też może być płatnikiem zasiłków?
Nie, jeśli nie zatrudnia więcej niż 20 osób. W praktyce dla JDG płatnikiem zawsze jest ZUS.
ØCzy zmiana liczby pracowników w grudniu coś zmienia?
Nie. Kluczowy jest tylko stan na 30 listopada 2025 r.
🧾 Wskazówki dla działu kadr i płac
- Zweryfikuj liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego do 30 listopada.
- Upewnij się, że zgłoszenia w ZUS są aktualne (np. czy ktoś nie został błędnie wyrejestrowany).
- Zrób listę osób nieobjętych ubezpieczeniem chorobowym – dla pewności, kogo nie liczyć.
- Przygotuj się organizacyjnie – jeśli liczba przekroczy 20, od stycznia dział kadr przejmuje wypłaty zasiłków.
- Zgłoś wątpliwości do ZUS – w razie niejasności co do statusu danej osoby.
🧮 Checklista – ustalanie płatnika na 2026 r.
| Czynność | Termin | Uwagi |
| Sprawdzenie liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego | do 30.11.2025 | Decyduje o płatniku zasiłków |
| Weryfikacja prawidłowości zgłoszeń w ZUS (ZUA/ZZA) | do końca listopada | Sprawdź aktywne ubezpieczenia |
| Przygotowanie ewidencji dla ZUS | grudzień 2025 | Potrzebne przy ewentualnej kontroli |
| Przeszkolenie działu kadr (jeśli firma stanie się płatnikiem) | grudzień 2025 | Ustalenie zasad wypłaty zasiłków |
| Weryfikacja systemu kadrowo-płacowego | grudzień 2025 | Czy obsługuje raporty RSA i DRA z zasiłkami |
⚙️ Przykład praktyczny z życia firmy
Spółka handlowa „X” zatrudnia 19 pracowników.
30 listopada 2025 r. podpisano umowę z dwoma nowymi osobami, które rozpoczęły pracę 1 grudnia.
➡ Na 30 listopada firma nadal miała 19 ubezpieczonych, więc płatnikiem zasiłków w 2026 r. pozostaje ZUS – mimo że od grudnia liczba zatrudnionych wzrosła do 21.
Z kolei firma „Y”, która w październiku 2025 r. zatrudniła dodatkowe osoby na zlecenia z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym, przekroczyła 20 ubezpieczonych na dzień 30 listopada 2025 r.
➡ Od 1 stycznia 2026 r. będzie płatnikiem zasiłków i musi przygotować się do wypłat zasiłków samodzielnie.
Podstawa prawna
- Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 2023 poz. 2780 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
- Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2023 poz. 1230 ze zm.).
🌿 Podsumowanie
👉 Do 30 listopada 2025 każda firma powinna policzyć, ilu ma ubezpieczonych do ubezpieczenia chorobowego.
To właśnie ten jeden dzień zadecyduje, czy od 1 stycznia 2026 r. zasiłki dla pracowników wypłaca ZUS, czy sam pracodawca.
📌 Przekroczenie progu 20 osób oznacza więcej obowiązków, ale też większą samodzielność – warto się dobrze przygotować.
Działy kadr i płac powinny już teraz zweryfikować listy ubezpieczonych, bo kolejna okazja do zmiany płatnika dopiero za rok.