Nowe zasady fakturowania w Polsce już coraz mocniej wpływają na funkcjonowanie działów zakupów i sprzedaży. Od 1 lutego 2026 r. dla niektórych podatników, a ogólnie od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, obowiązkowe stanie się wystawianie i odbieranie faktur w systemie KSeF.
Oznacza to, że także faktury dokumentujące zakupy pracownicze – np. dokonane przez przedstawicieli handlowych w terenie – będą wpływały do firmy-nabywcy właśnie za pośrednictwem KSeF. W praktyce rodzi to konkretne wyzwania: jak przypisać fakturę do konkretnego przedstawiciela, jak zadbać o kompletność dokumentacji i jakie procedury wprowadzić w firmie, by wszystko działało sprawnie.
Dlaczego firmy z przedstawicielami handlowymi muszą się przygotować?
Z perspektywy firmy z zespołem przedstawicieli terenowych, którzy samodzielnie dokonują zakupów w imieniu firmy, pojawiają się kluczowe pytania:
- Czy faktury od sprzedawców (terytorialnych), wystawiane na firmę, zostaną automatycznie przekazane w KSeF i trafią do systemu firmy-nabywcy?
Tak — w relacjach B2B faktura ustrukturyzowana musi trafić do KSeF i odbiorca (firma-nabywca) ma dostęp do niej. (Krajowy System e-Faktur+1) - Jak firma może przypisać taką fakturę do konkretnego przedstawiciela, który dokonał zakupu?
Tu już nie ma „gotowego przepisu dla wszystkich”, więc konieczne jest wprowadzenie procedur wewnętrznych i ewentualnie dodatkowej informacji na fakturze lub w systemie wewnętrznym. - Jak postępować, jeśli sprzedawca nie jest jeszcze w trybie pełnym KSeF albo dział zakupów musi działać szybko (np. w transakcji stacjonarnej)?
W takich przypadkach pojawiają się tzw. tryby „offline” lub wyjątki — jednak interpretacja resortu finansów wskazuje, że dla krajowych podatników B2B faktura powinna być w KSeF, a wydawanie dokumentu poza nim jest ograniczone.
Innymi słowy — firmy muszą już teraz myśleć o procedurze zakupu terenowego, która uwzględnia nowe ramy fakturowania, przypisywania kosztów do osób i archiwizacji.
🧾 Jak wygląda obowiązek KSeF i jaki jego zakres?
Terminy obowiązku
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek otrzymywania faktur w KSeF dla wszystkich podatników (z wyjątkiem przypadków wyłączonych).
- Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla większości podatników.
- Istnieje okres przejściowy: do końca 2026 r. możliwe jest stosowanie faktur poza KSeF (papierowo lub PDF) jeśli miesięczna wartość sprzedaży na tych fakturach nie przekroczy 10 000 zł. wraz z podatkiem
Jakie faktury objęte?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkie faktury dokumentujące transakcje B2B oraz B2G (czyli między firmami oraz między firmą a jednostką sektora publicznego), które podlegają przepisom o VAT.
Ustawodawca przewidział jednak kilka wyłączeń, czyli sytuacji, w których faktury nie muszą trafiać do KSeF. Dotyczy to m.in.:
- faktur wystawianych na rzecz konsumentów (B2C) – osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności,
- faktur wystawianych w procedurach szczególnych, np. w OSS nieunijnym
- wybranych przypadków określonych w projekcie ustawy i opisie MF.
Lista wyjątków wraz z objaśnieniami Ministerstwa Finansów znajduje się tutaj:
👉https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
Kluczowe cechy faktury w KSeF
- Faktura ustrukturyzowana w formacie XML (schemat FA(3)).
- Numer nadany w KSeF (unikalny).
- Odbiorca (firma-nabywca) ma możliwość pobrania dokumentu z KSeF i archiwizacji.
- Przechowywana w systemie 10 lat.
🤝 Zakupy terenowe i faktury – na co zwracają uwagę firmy?
Dla firmy z przedstawicielami, którzy dokonują zakupów „w terenie” i przedstawiają faktury zakupowe, szczególnie ważne stają się poniższe zagadnienia:
1. Wystawienie faktury przez sprzedawcę
Sprzedawca musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną zgodnie z KSeF w relacji B2B. Firma-nabywca otrzyma fakturę poprzez KSeF. Firma powinna już teraz przygotować system informatyczny lub procedury, które:
- pozwolą odbierać i powiązać faktury z konkretnymi pracownikami (np. przedstawicielami),
- umożliwią archiwizację i pełny obieg dokumentów.
2. Przypisanie przedstawicielowi zakupu
Tu pojawia się praktyczne wyzwanie — bo faktura standardowo wskazuje nabywcę (firma) i ewentualnie pole „Podmiot3” (lub inne pole dodatkowe) może zawierać dodatkowy identyfikator pracownika. Jednak:
- nie ma obowiązku ustawowego, by faktura zawierała nazwisko przedstawiciela czy identyfikator pracownika firmy-nabywcy;
- więc firma powinna wprowadzić wewnętrzną ewidencję zakupów pracowniczych, która pozwoli skojarzyć fakturę z osobą, która dokonała zakupu.
Bez tego przypisania istnieje ryzyko niejasności w księgowości, kosztach czy rozliczeniu działów.
3. Procedura „terenu” a fakturowanie
W zależności od branży — np. hotelarskiej czy B2C stacji benzynowych — może mieć miejsce sytuacja, że faktura nie jest natychmiast dostępna lub sprzedawca działa w trybie kasowym. W takich sytuacjach resort finansów wskazał, że tryb „offline24” może być stosowany, ale w ograniczonych przypadkach (np. podmiot bez dostępu do KSeF).
Dla firmy nabywcy oznacza to konieczność:
- wprowadzenia procedury, co robić, gdy faktura nie trafiła od razu przez KSeF,
- monitorowania, czy sprzedawca dokonał przekazania faktury zgodnie z KSeF — jeśli nie, mogą pojawić się problemy z odliczeniem VAT lub zakwalifikowaniem kosztu.
✅ Jakie działania powinna podjąć firma już teraz?
Aby firma, w której działają przedstawiciele handlowi, była przygotowana na obowiązek KSeF i przypisywanie faktur, rekomendujemy następujące kroki:
- Przeprowadzić mapę zakupów terenowych — jakie zakupy dokonują przedstawiciele, jakie są miejsca wystawienia faktur, jak sprzedawcy działają terenowo.
- Wprowadzić procedurę wewnętrzną, w której zakup dokonany przez przedstawiciela jest powiązany z identyfikatorem pracownika, i ten identyfikator jest przekazywany sprzedawcy (np. kod przedstawiciela) lub wskazywany na fakturze w polu dodatkowym, jeśli sprzedawca umożliwia.
- Zaktualizować system księgowy lub ERP tak, by odbierał faktury z KSeF, automatycznie rozpoznawał nabywcę, mógł przypisać identyfikator pracownika i wprowadzić fakturę do ewidencji kosztów.
- Przeszkolić dział zakupów i przedstawicieli – by wiedzieli, że faktura musi być wystawiona przez sprzedawcę w KSeF (od odpowiedniego terminu), a oni muszą przekazać identyfikator przedstawiciela lub inny kod w momencie zakupu.
- Stworzyć mechanizm monitoringu — czy wszystkie faktury zakupowe wpływają przez KSeF, czy są przypisane pracownikom, czy nie ma opóźnień lub konieczności zastosowania trybu offline.
- W przypadku transakcji terenowych, gdzie sprzedawca może być w sytuacji „na miejscu” (np. stacja benzynowa, sklep budowlany) i może być problem z natychmiastowym wystawieniem faktury w KSeF — ustalić procedurę zastępczą (np. potwierdzenie zakupu, potem przypisanie, potem faktura w KSeF), z zachowaniem dokumentów potwierdzających.
Przykład zastosowania w firmie z przedstawicielami handlowymi
Wyobraźmy sobie firmę „XYZ Sp. z o.o.”, która ma 20 przedstawicieli handlowych. Każdy z nich robi zakupy materiałów promocyjnych lub usług lokalnych u różnych sprzedawców.
- Przedstawiciel „A” dokonuje zakupu u sprzedawcy „S” w terenie. Finalizuje transakcję i przekazuje sprzedawcy swój identyfikator – np. kod „P-005”.
- Sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF na nazwę „XYZ Sp. z o.o.”, wskazując w polu dodatkowym („Podmiot3” lub „informacja dodatkowa”) kod „P-005”. Faktura trafia do KSeF.
- Firma „XYZ” odbiera fakturę w KSeF, system księgowy automatycznie przypisuje ją do pracownika-przedstawiciela kodem „P-005”. Faktura archiwizowana, koszt ujęty.
- Jeżeli sprzedawca nie jest przygotowany na KSeF i wystawia dokument poza nim (np. papierowo lub paragon z NIP) – dział zakupów „XYZ” stosuje np. taką procedurę: przedstawiciel robi zdjęcie potwierdzenia, firma wprowadza dane, monitoruje, by sprzedawca przekazał fakturę w KSeF w kolejnych dniach.
- Firma regularnie generuje raporty: liczbę faktur zakupowych przypisanych do przedstawicieli, opóźnienia w odbiorze faktur w KSeF, koszty zakupów w poszczególnych regionach – co umożliwia kontrolę budżetową i księgową.
Taka procedura minimalizuje ryzyko, że faktury zakupowe „zgubią się” lub nie będą prawidłowo przypisane pracownikom i że firma straci możliwość wprowadzenia kosztu lub odliczenia VAT.
📌 Podsumowanie
W związku z obowiązkiem korzystania z KSeF w relacjach B2B w 2026 r., firmy, które mają przedstawicieli handlowych/pracowników dokonujących zakupów, muszą przygotować procedury wewnętrzne i systemowe rozwiązania umożliwiające:
- odbiór faktur zakupowych w KSeF,
- przypisanie faktury do konkretnego przedstawiciela (pracownika),
- archiwizację oraz ewidencję kosztów zakupowych zgodnie z nowym systemem.
Choć prawo nie wskazuje szczegółowo, jak przyporządkować fakturę do pracownika — to właśnie firmy muszą przyjąć własne zasady (np. identyfikator przedstawiciela, pole informacyjne na fakturze, systemy ERP). Procedura nie jest „jedna dla wszystkich”, ale ma być spójna, dokumentowalna i zgodna z nowymi realiami KSeF.