Nowelizacja Kodeksu pracy, która zacznie obowiązywać od 2026 roku, otwiera pracownikom drogę do znacznie szerszego zaliczania wcześniejszych aktywności zawodowych do stażu pracy. O ile sama idea jest przejrzysta, o tyle praktyka – szczególnie dla działów kadr – będzie znacznie bardziej skomplikowana.
Ten tekst uzupełnia wcześniejszy wpis (https://saldobook.pl/od-2026-roku-zmienia-sie-zasady-liczenia-stazu-pracy-rzad-zatwierdzil-nowelizacje-kodeksu-pracy/) i skupia się na tym, co w nowych przepisach budzi najwięcej wątpliwości: dokumentach, dowodach, procedurach i ryzykach weryfikacyjnych.
Nowe definicje – stare problemy. Co jeszcze budzi wątpliwości?
Przepisy rozszerzają katalog okresów możliwych do zaliczenia do stażu pracy, jednak nie rozstrzygają wielu praktycznych kwestii. Najwięcej pytań dotyczy ciężaru dowodowego, jaki ustawodawca w całości przerzucił na pracownika. Pracodawca nie przelicza stażu automatycznie — robi to dopiero wtedy, gdy pracownik przedłoży zaświadczenie z ZUS lub inne dopuszczalne dowody.
I tu pojawia się pierwszy problem:
🔹nie każdy okres działalności zawodowej będzie widniał w ZUS,
🔹wiele aktywności sprzed lat nie posiada spójnej, pełnej dokumentacji.
ZUS może nie mieć danych o niektórych zleceniach, zwłaszcza:
• zleceń wykonywanych przez studentów do 26 roku życia (niezgłaszanych do ZUS),
• zleceń sprzed lat, gdy płatnik nie przekazał dokumentów,
• zleceń wykonywanych za granicą,
• okresów, w których pracodawcy wygasili działalność lub dokumentacja została zniszczona.
To właśnie te okresy pracownik może mieć trudność udowodnić.
📑 Zaświadczenie z ZUS – sformalizowany dowód, ale nie zawsze dostępny
Nowelizacja przewiduje, że głównym dowodem będzie zaświadczenie z ZUS, które od 2026 r. pracownik pobierze wyłącznie elektronicznie przez PUE/eZUS.
ZUS jednak otwarcie wskazuje, że nie wystawi go w kilku sytuacjach:
❌ Kiedy ZUS odmówi wydania zaświadczenia?
– gdy nie posiada danych o umowach zlecenia (np. student poniżej 26 r.ż.),
– gdy brak danych o legalnej pracy za granicą,
– gdy pracownik nie był zgłoszony do ubezpieczeń,
– gdy dokumenty z poprzednich lat nie zostały złożone lub zostały błędnie wypełnione,
– gdy dane z konta ubezpieczonego są niekompletne.
Wtedy pracownik może dostarczyć inne dokumenty, ale to pracodawca musi je ocenić i przyjąć lub odrzucić — a to już obszar ryzyka.
⚠️ Problemy dowodowe, które mogą pojawić się w firmach
1. Zlecenia sprzed wielu lat
Często istnieją tylko skany umów lub potwierdzenia wypłat, ale brak dokumentów ZUS potwierdzających zgłoszenie do ubezpieczeń.
Ryzyko:
– trudność w ustaleniu rzeczywistego okresu wykonywania pracy,
– rozbieżności między danymi pracownika a tym, co posiadał zleceniodawca.
2. Praca za granicą
Zaświadczenia z zagranicznych instytucji trzeba tłumaczyć, a ich zakres często nie pokrywa się z polskim pojęciem zatrudnienia.
Ryzyko:
– różne systemy prawne,
– brak jednoznacznych dokumentów potwierdzających okresy pracy.
3. Okresy samozatrudnienia
CEIDG potwierdzi jedynie istnienie działalności, ale nie to, czy dana osoba realnie pracowała, ani czy prowadzenie działalności miało ciągłość.
Ryzyko:
– konieczność analizowania dowodów zewnętrznych (np. PIT, dokumenty księgowe),
– różnice między okresem wpisu, zawieszeniami a faktyczną aktywnością.
4. Wolontariat i działalność społeczna
Trudniejsze do zweryfikowania, bo dokumenty nie są standaryzowane.
Ryzyko:
– spory o to, czy dana aktywność miała charakter „zawodowy”,
– brak obowiązku prowadzenia ewidencji dla każdej formy wolontariatu.
5. Zatarcie dokumentów u poprzednich pracodawców
Pracownicy mogą przynieść umowy, ale nie potwierdzają one faktycznego świadczenia pracy przez cały okres umowy.
Ryzyko:
– konieczność odmowy uznania części okresów,
– potencjalne spory przed sądem pracy.
Jak pracodawca powinien podejść do oceny dowodów?
Pracodawca nie może automatycznie uznawać każdego dokumentu dostarczonego przez pracownika. Musi kierować się:
✔️zasadą racjonalnej oceny dowodów,
✔️kompletnością dokumentacji,
✔️wiarygodnością i spójnością danych,
✔️zasadą minimalizacji ryzyka nieprawidłowego naliczenia świadczeń.
W szczególności trzeba pamiętać, że:
🔹 zaświadczenie ZUS jest dowodem „najmocniejszym”,
🔹 inne dowody mają charakter uzupełniający,
🔹 w przypadku wątpliwości pracodawca może odmówić zaliczenia okresu i wydać decyzję negatywną — od której pracownik może odwołać się do sądu.
Co z przeliczeniem stażu dla obecnych pracowników?
Choć dział kadr może posiadać dokumenty potwierdzające wcześniejsze umowy zlecenia, ustawa nie pozwala na:
❌ automatyczne przeliczenie stażu,
❌ zaliczanie okresów „z urzędu”.
Pracownik musi złożyć wniosek, a podstawą pozostaje dokument z ZUS lub inny dopuszczalny dowód.
To celowy zabieg — ustawodawca nie obciąża pracodawców inicjatywą ustalania dodatkowych okresów.
Terminy – krótkie przypomnienie
✔️Wniosek pracownika – w ciągu 24 miesięcy od startu przepisów.
✔️ Sektor publiczny – przelicza od 1 stycznia 2026 r.
✔️ Sektor prywatny – przelicza od 1 maja 2026 r.
Wnioski złożone po tym terminie nie będą musiały być rozpatrywane.
🧭 Co powinni zrobić pracodawcy?
Przygotować procedurę weryfikacji wniosków
Określić:
– kto przyjmuje dokumenty,
– jakie dowody są akceptowane,
– jakie wymagania muszą spełniać dokumenty z zagranicy,
– w jakich sytuacjach można odmówić.
Przeszkolić kadry
To będzie proces porównywalny ze wdrożeniem PPK, a miejscami bardziej skomplikowany – bo każdy przypadek jest indywidualny.
Monitorować wpływ na koszty pracy
Dodatki stażowe, urlopy, nagrody jubileuszowe – zmiany mogą być znaczące, zwłaszcza w sektorze publicznym.
🌿 Podsumowanie
Nowe zasady liczenia stażu pracy otwierają pracownikom wiele możliwości, ale dla pracodawców i działów kadr niosą ze sobą dużą odpowiedzialność i konieczność oceny skomplikowanych dokumentów.
Ten etap wdrożenia będzie wymagał:
✔️ procedur,
✔️ kompetencji,
✔️ konsekwencji,
✔️ ostrożności dowodowej.
Zmiana jest potrzebna, ale jej praktyczna realizacja będzie wyzwaniem. Dlatego warto przygotować się wcześniej – zanim wnioski zaczną spływać masowo.