Pod koniec roku w działach płac zaczyna się dobrze znany maraton: coraz więcej telefonów, coraz bardziej skomplikowane listy płac i ten jeden temat, który wraca jak bumerang — moment, w którym pracownik przekracza roczny limit składek emerytalnych i rentowych.
To właśnie w listopadzie i grudniu najczęściej pojawia się pytanie: co zrobić z pracownikiem, który przekroczył limit? Jak policzyć jego wynagrodzenie? Jakie składki naliczać?
Choć przepisy są z nami od lat, praktyka wciąż rodzi sporo wątpliwości – zwłaszcza gdy w grę wchodzi:
• kilka źródeł przychodu,
• praca w kilku firmach,
• wypłaty na przełomie roku,
• korekty w ZUS po fakcie.
🧩 Co właściwie oznacza „przekroczenie 30-krotności”?
Każdy pracownik (i każdy ubezpieczony z tytułu podlegającym składkom emerytalno-rentowym) ma ustalony roczny limit podstawy, od której nalicza się składki emerytalne i rentowe. W 2025 r. wynosi on 260 190 zł.
Podstawa prawna – art. 19 ust.1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
„Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób, o których mowa w art. 6 i 7, w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone – z zastrzeżeniem ust. 2 i 9”.
Przychody z całego roku sumuje się narastająco – bez względu na to, z ilu źródeł pochodzą. „Narastająco” oznacza, że każdy kolejny miesiąc powiększa sumę podstaw, aż do osiągnięcia limitu — niezależnie od liczby pracodawców czy form zatrudnienia.
Gdy suma przekroczy limit, płatnik przestaje pobierać składki:
- emerytalne,
- rentowe.
Dotyczy to obu stron: i tego, co finansuje pracownik, i tego, co finansuje pracodawca.
Co to oznacza w praktyce?
🔹 pracownik dostaje wyższą pensję na rękę,
🔹 pracodawca obniża koszt wynagrodzenia,
🔹 listy płac na koniec roku wymagają szczególnej kontroli,
🔹 księgowość musi pamiętać o wpływie na koszty podatkowe.
🧮 Jakie składki NALICZAMY po przekroczeniu limitu?
Wstrzymujemy tylko składki emerytalne i rentowe.
Po przekroczeniu 30-krotności nadal obowiązują:
- składka chorobowa,
- składka wypadkowa,
- składka zdrowotna,
- FP i FGŚP,
- wpłaty do PPK – w pełnej wysokości, bez ograniczenia.
To ważne: PPK liczy się od podstawy składek emerytalno-rentowych, ale bez stosowania limitu 30-krotności.
Przekroczenie limitu nie zatrzymuje więc finansowania oszczędności pracownika.
Wyjątkiem są składki na Fundusz Emerytur Pomostowych, do których ograniczenie ma zastosowanie.
Skąd pracodawca ma wiedzieć, że pracownik przekroczył limit?
W jednym miejscu pracy – z systemu kadrowo-płacowego w firmie, natomiast w wielu miejscach pracy już nie jest tak prosto.
Informacja o przekroczeniu 30-krotności pojawia się także w programie Płatnik w momencie przygotowywania dokumentów rozliczeniowych za konkretny miesiąc. Niestety nie wynika z niejjak powinna być wysokość podstawy składek w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. Wówczas płatnik może złożyć wniosek poprzez e-ZUSo ustalenie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek (RRP).
Często też informację przekazuje płatnikowi składekZakład Ubezpieczeń Społecznych i prosi o korekty deklaracji.
Pracodawca nie ma narzędzi, by wiedzieć, ile pracownik zarobił w innych firmach. Dlatego:
👉 obowiązek poinformowania o przekroczeniu limitu spoczywa na pracowniku.
👉 za błędne powiadomienie odpowiada również pracownik.
W praktyce wiele firm wymaga od nowozatrudnionej osoby „oświadczenia o wysokości dotychczasowego przychodu”, zwłaszcza jeśli jest to zatrudnienie w trakcie roku. Takiego obowiązku w przepisach nie ma.
Pracownik musi poinformować tylko wtedy, gdy przekroczył limit. Jeśli nie przekroczył – nie ma czego zgłaszać.
🧾 Czy warto składać wniosek RRP do ZUS?
Tak – w sytuacjach niejasnych.
ZUS może wskazać jednoznacznie, kiedy limit został przekroczony.
Szczególnie warto przy:
- wielu tytułach ubezpieczenia,
- pracy u kilku pracodawców,
- korektach po latach,
- wątpliwościach co do dat wpływu dokumentów.
🗂 Co w sytuacji, gdy pracownik zaczyna pracę w trakcie roku?
To jedno z pytań, które w działach płac pojawia się najczęściej — zwłaszcza w firmach zatrudniających osoby o wysokich dochodach lub łączące kilka form pracy.
Warto jednak pamiętać, że przepisy nie dają pracodawcy prawa do żądania informacji o wysokości przychodów osiągniętych u poprzednich pracodawców.
Pracownik ma obowiązek przekazać tylko jedną informację:
👉czy przekroczył limit 30-krotności — tak czy nie.Nic więcej.
Dlatego prawidłowe podejście wygląda tak:
✔️ pracodawca może zapytać wyłącznie o fakt przekroczenia limitu (odpowiedź „TAK/NIE”),
✔️ nie może żądać kwot, pasków płacowych ani zaświadczeń z poprzednich firm,
✔️ nie ma podstaw prawnych, by zbierać dane o przychodach pracownika z innych miejsc zatrudnienia, jeśli limit nie został przekroczony.
To pracownik odpowiada za prawidłową informację o przekroczeniu limitu — i tylko o tym. Wszystkie pozostałe dane pozostają poza zakresem uprawnień pracodawcy.
Wynagrodzenie za grudzień wypłacane w styczniu – nowy rok, nowe zasady
To temat, który co roku powoduje nieporozumienia.
Tu obowiązuje jedna z najważniejszych zasad ubezpieczeniowych, o której łatwo zapomnieć:
👉moment wypłaty = moment powstania przychodu.
Jeśli wynagrodzenie za grudzień 2025 wypłacasz w styczniu 2026 – to jest przychód roku 2026. Czyli:
- nie sumuje się go z przychodami z 2025 roku,
- zaczyna „budować” limit 2026 roku od zera.
Pracownik, który w grudniu 2025 r. był już „nad limitem”, w styczniu zaczyna rok od nowa i znów pobiera się składki emerytalne i rentowe.
Co jeśli limit został przekroczony, a nikt o tym nie wiedział?
W praktyce często występuje sytuacja, że pracownik łączył etat, zlecenie i dodatkowy kontrakt. Nie zgłosił tego faktu i płatnik składek naliczał składki ponad limit.
Wtedy trzeba:
- skorygować listy płac – obniżyć podstawę składek emerytalno-rentowych do limitu.
- przeliczyć składkę zdrowotną – będzie wyższa
- sporządzić korekty RCA i DRA.
- oddać pracownikowi nadpłacone składki, ale:
- pomniejszone o składkę zdrowotną,
- traktowane jako przychód, więc trzeba pobrać zaliczkę PIT.
Brzmi jak lista kontrolna? Bo właściwie tak jest.
🧭 Podsumowanie – co jest kluczowe?
✔️ Limit 30-krotności nie wyłącza wszystkich składek – tylko emerytalną i rentową.
✔️ PPK liczone jest zawsze w pełnej wysokości.
✔️ Pracownik informuje o przekroczeniu, ale nie musi podawać kwot przychodu.
✔️ Wynagrodzenie wypłacone za grudzień w styczniu = przychód roku następnego.
✔️ Korekty są obowiązkowe, gdy składki pobrano ponad limit.
✔️ Zwrot składek pracownikowi jest opodatkowany.
Zmiana limitu na kolejny rok zawsze wymaga od działów płac czujności – tak samo jak praca z osobami osiągającymi wysokie wynagrodzenia lub łączącymi kilka form zatrudnienia. To obszar, w którym błąd zdarza się bardzo łatwo… a jego skutki potrafią ciągnąć się miesiącami.