Samofakturowanie to procedura, która od lat funkcjonuje w przepisach VAT, ale w kontekście obowiązkowego KSeF zyskuje nowe znaczenie. Szczególnie istotne są tu sytuacje, gdy w transakcjach uczestniczą podmioty zagraniczne. W czerwcu 2025 r. Szef KAS zmienił swoje stanowisko, co dla wielu podatników może oznaczać praktyczne ułatwienia.
Podstawa prawna samofakturowania
Zgodnie z ogólną regułą podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługę wystawia fakturę dokumentującą daną transakcję. Przepisy o VAT dopuszczają jednak, że funkcja ta może zostać powierzona także nabywcy towarów lub usług.
Procedura tzw. samofakturowania została uregulowana w art. 106d ustawy o VAT. Jak wynika z art. 106d ust. 1 tej ustawy, podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
2) o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (tzw. faktury zaliczkowe),
3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b) ustawy o VAT,
jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
Samofakturowanie dotyczy zatem sytuacji, w której nabywca będący podatnikiem VAT może, po spełnieniu określonych warunków, wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy dokonującego sprzedaży na rzecz tego podatnika.
Warunki stosowania samofakturowania
W art. 106d ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca wskazał dwa warunki, których spełnienie pozwala na wystawianie faktur w ramach tzw. samofakturowania:
- pierwszy warunek to zawarcie umowy pomiędzy nabywcą towarów lub usług a podatnikiem dostarczającym towary bądź świadczącym usługi. Przy czym w przepisie tym nie określono formy ani treści takiej umowy. Istotą takiej umowy musi być zgoda obu stron na wystawianie przez nabywcę faktur dla wszystkich bądź tylko określonych czynności wykonywanych przez danego podatnika.
- drugi z warunków wskazuje, że umowa w sprawie samofakturowania musi określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika (sprzedawcę) dokonującego tych czynności. Umowa musi więc wskazywać, w jaki sposób faktury wystawione przez nabywcę są zatwierdzane przez dostawcę towarów lub usług. Przepisy o VAT nie precyzują, w jaki sposób faktury powinny być zatwierdzane. Zatem sposób, w jaki sprzedawca zatwierdzi fakturę, strony powinny ustalić w umowie i mają w tej kwestii pełną dowolność.
Dodatkowo należy pamiętać, że na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT faktura sporządzona przez nabywcę musi zawierać wyraz „samofakturowanie”.
Samofakturowanie w kontekście KSeF
Procedura samofakturowania sama w sobie nie jest więc niczym nowym. Jednak w powiązaniu z przepisami o obowiązkowym wdrożeniu KSeF staje się poważnym wyzwaniem, które na przestrzeni roku doczekało się zmiany w podejściu organów podatkowych a od 1 lutego 2026 może stanowić poważne wyzwanie dla podatników korzystających z tej procedury.
⚖️ Zmiana stanowiska Szefa KAS
W czerwcu br. Szef KAS zmienił interpretację indywidualną, w której Dyrektor KIS uznał, że polski podatnik, dokonując samofakturowania na rzecz podmiotów zagranicznych, będzie miał obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
„Nabywca, który wystawi fakturę w imieniu i na rzecz zagranicznego dostawcy nieposiadającego polskiego NIP, nie będzie musiał użyć do tego Krajowego Systemu e-Faktur” – potwierdził szef Krajowej Administracji Skarbowej, zmieniwszy ubiegłoroczną interpretację dyrektora KIS.
Polski podatnik, wystawiając faktury na podstawie umowy o samofakturowaniu na rzecz dostawcy, który nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, ale jest zarejestrowany do celów VAT, będzie mógł, ale nie musiał, wystawiać faktury ustrukturyzowane. Przewiduje się, że warunkiem technicznym w takim przypadku będzie uprzednia autoryzacja w KSeF przez zagranicznego dostawcę posiadającego polski NIP oraz nadanie uprawnień nabywcy do wystawiania faktur w ramach samofakturowania. W piśmie Szefa KAS czytamy:
„Wskazać należy, że art. 106ga ustawy o VAT, który miał wejść w życie od 1 lipca 2024 r. określa zasady wystawiania e-Faktur. Zgodnie z powołanym wyżej przepisem Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; (…).
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane”.
W związku z powyższym, zdaniem Szefa KAS, jeśli sprzedawca nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, to w prowadzonych okolicznościach nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Natomiast podatnik, wystawiając faktury na podstawie umowy uregulowanej w art. 106d ustawy o VAT na rzecz dostawcy, który nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, ale jest zarejestrowany w Polsce dla celów VAT, stosownie do art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT będzie mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane. Przewiduje się, że warunkiem technicznym w takim przypadku będzie uprzednia autoryzacja w KSeF przez zagranicznego dostawcę, posiadającego polski NIP oraz nadanie uprawnień nabywcy do wystawiania faktur w ramach samofakturowania. Polski identyfikator podatkowy NIP dostawcy powinien znaleźć się w elemencie Podmiot wystawianej e-Faktury.
Podsumowanie ✨
Zmiana stanowiska Szefa KAS jest korzystna dla podatników stosujących samofakturowanie w relacjach z kontrahentami zagranicznymi. Oznacza to, że nie każdy przypadek będzie wymagał obligatoryjnego użycia KSeF. Kluczowe pozostaje ustalenie, czy zagraniczny dostawca posiada polski NIP i czy udzielił autoryzacji w systemie. W praktyce przedsiębiorcy zyskają więcej elastyczności, ale powinni uważnie przyjrzeć się umowom o samofakturowanie i warunkom technicznym obsługi e-Faktur.
ŹRÓDŁO: pismo Szefa KAS z 11 czerwca 2025 r. (sygn. DOP7.8101.37.2025.HEMD)