Nieodpłatne przekazywanie próbek to powszechna praktyka handlowa – służy promocji, budowaniu relacji z kontrahentami i zachęcaniu klientów do testowania nowych produktów. Jednak w kontekście podatku VAT pojawia się pytanie: czy każde przekazanie próbki towaru może być traktowane jako czynność niepodlegająca opodatkowaniu? Poniżej przedstawiono, jak definiują to przepisy i interpretacje organów podatkowych.
⚖️ Przepisy dotyczące przekazania towarów
Jednym z wielu przedmiotów działalności gospodarczej prowadzonej przez podatników jest sprzedaż towarów, nabywanych wewnątrzwspólnotowo od podmiotu powiązanego. Przy tej okazji dostawca nieodpłatne przekazuje próbki w celu wydania ich klientom w ramach promocji – aby zachęcić ich do zakupu czy przekonać do nowej gamy produktów. Przekazywane nieodpłatnie towary nie są oznaczone jako próbka – nie ma bezpośrednio na nich takiej informacji czy np. oznaczenia „produkt nie na sprzedaż”, „produkt bez wartości handlowej”. Są zapakowane w taki sam sposób, jak w standardowej sprzedaży oraz oznaczone logo spółki, aby mogły być utożsamiane z marką produktu i służyć promocji.Czy ich nieodpłatne przekazanie podlega VAT?
W myśl art. 7 ust. 2 ustawy o VAT przez dostawę towarów opodatkowaną VAT rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
- przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
- wszelkie inne darowizny,
jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
📦 Prezenty o małej wartości i próbki
Opodatkowaniu nie podlegają jednak przekazywane prezenty o małej wartości i próbki, jeśli przekazanie następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika (art. 7 ust. 3 ustawy o VAT). Prezenty o małej wartości to – w myśl art. 7 ust. 4 ustawy o VAT – przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
- o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym wydał prezenty,
- których przekazania nie ujęto w ww. ewidencji, jeśli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.
Przez próbkę (art. 7 ust. 7 ustawy o VAT) rozumie się zaś identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
- ma na celu promocję tego towaru oraz
- nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie tych potrzeb jest nieodłącznym elementem promocji towaru i ma skłaniać odbiorcę do jego zakupu.
🔍 Orzecznictwo i interpretacje podatkowe
Jak orzekł TSUE w wyroku z 30.09.2010 r. (C-581/08), „próbką” (…) jest egzemplarz okazowy produktu, mający na celu promocję jego sprzedaży i pozwalający na ocenę jego cech i właściwości bez wykorzystania końcowego innego niż nieodłącznie powiązane z takimi działaniami promocyjnymi. Prawo krajowe nie może ograniczać tego pojęcia w sposób ogólny jedynie do egzemplarzy okazowych mających postać inną niż przeznaczona do sprzedaży lub jedynie do pierwszego z serii jednakowych egzemplarzy okazowych przekazywanych przez podatnika na rzecz tego samego odbiorcy, bez uwzględniania charakteru przedstawianego produktu oraz okoliczności gospodarczych właściwych dla każdej czynności przekazania egzemplarzy okazowych.
Z kolei, jak wskazała KIS w interpretacji z 28.04.2023 r. (0111-KDIB3-2.4012.135.2023.4.SR), art. 7 ust. 7 ustawy nie wskazuje, aby „identyfikowalność” oznaczała umieszczenie na próbce napisu „próbka”. Zasadne jest więc uznanie, że towarem „identyfikowalnym jako próbka” jest taki towar, co do którego nie ma wątpliwości, że nie jest on towarem o przeznaczeniu handlowym, lecz właśnie próbką przekazywaną w celu promocyjnym. (…) Próbka reprezentuje cechy produktu gotowego, a zatem, aby mogła służyć jako przykład, musi zachować wszystkie istotne cechy charakterystyczne substancji lub towarów, których dotyczy. Niemniej (…), gdy przekazywane towary pokrywają lub mogą pokryć – ze względu na swoją ilość lub wartość – potencjalne zapotrzebowanie klienta na dany towar lub część tego zapotrzebowania, eliminując lub ograniczając potrzebę dokonania zakupów tego towaru, uznać należy, że wspomniana przesłanka nie jest spełniona.
Ponadto, jak czytamy w interpretacji KIS z 10.03.2021 r. (0114-KDIP1-1.4012.786.2020.2.KOM), istotna ze względu na uznanie danego przekazania towaru za próbkę jest także przyczyna tego przekazania, tj. czy intencją podatnika jest wyłącznie chęć dokonania przysporzenia po stronie obdarowanego, czy też chęć przekonania go do danych towarów, tak aby zechciał on z nich skorzystać lub je nabywać. Jeżeli chodzi zatem o próbki, należy pamiętać, że ich podstawowym celem nie jest zaspokojenie potrzeb konsumenta końcowego. Wydanie próbki nie może przybierać [formy] działań o charakterze handlowym.
Kiedy przekazanie próbek nie podlega VAT
Jeśli więc:
- podatnik wydaje próbki zarówno nowym, potencjalnym klientom, celem zachęcenia ich do zakupu, jak i obecnym klientom, by przekonać ich do nowej gamy produktów (w celach promocyjnych),
- wydanie próbek nie służy zaspokojeniu potrzeb klientów w zakresie ew. wykorzystania produktów do ich własnych celów (np. komercyjnych),
- przekazywane nieodpłatnie produkty są oznaczone logo podatnika, tak aby mogły być utożsamiane z marką produktu i służyć jego promocji,
to jak potwierdziła KIS w interpretacji z 4.12.2024 r. (0112-KDIL1-3.4012.521.2024.2.AKS), jest spełniona przesłanka „identyfikowalności” towaru jako próbka, bo próbki nie mają przeznaczenia handlowego. Nie ma znaczenia, że przekazywane są pełnowartościowe egzemplarze produktu ani że nieodpłatnie wydawane produkty nie są fizycznie oznaczone jako próbka. Próbka reprezentuje cechy produktu gotowego, więc aby mogła służyć jako przykład, musi zachować wszystkie istotne cechy charakterystyczne substancji lub towarów, których dotyczy.
W konsekwencji, nieodpłatne przekazanie tych, spełniających definicję próbki, towarów nie podlega VAT zgodnie z art. 7 ust. 3 i 7 ustawy o VAT.
Nie każde nieodpłatne przekazanie towaru podlega VAT. Jeżeli towary przekazywane są w celach promocyjnych i spełniają definicję próbki z ustawy o VAT, czynność ta nie będzie stanowiła dostawy towarów w rozumieniu przepisów. W praktyce oznacza to, że promocja poprzez próbki może być bezpiecznie stosowana – o ile spełnione są przesłanki określone w art. 7 ust. 7 ustawy.
Warto dokumentować cel promocyjny takich działań i powoływać się na interpretacje KIS oraz wyrok TSUE, by mieć pewność, że przekazanie towaru nie zostanie zakwestionowane przez organ podatkowy.
📘Podstawa prawna:
- art. 7 ust. 2–4, 7 ust. 7 ustawy o VAT,
- wyrok TSUE z 30.09.2010 r., C-581/08,
- interpretacje KIS: 10.03.2021 r., 28.04.2023 r., 4.12.2024 r.