Śmierć pracownika to zawsze trudna sytuacja – zarówno dla zespołu, jak i dla działu kadr. Oprócz emocjonalnego aspektu pojawia się wiele formalności: od wygaśnięcia umowy, przez rozliczenia wynagrodzeń i urlopu, po kwestie podatkowe i składkowe.
Ten wpis wyjaśnia krok po kroku, co dokładnie należy zrobić po śmierci pracownika i jak zgodnie z prawem rozliczyć jego świadczenia.
⚖️ Wygaśnięcie stosunku pracy
Zgodnie z art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika.
Od tej chwili ustaje tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a pracodawca nie może już naliczać wynagrodzenia ani składek ZUS.
Wszystkie prawa majątkowe ze stosunku pracy – takie jak wynagrodzenie, premie, ekwiwalent za urlop czy nagrody – przechodzą na małżonka lub inne osoby uprawnione do renty rodzinnej.
Jeśli takich osób nie ma, należności wchodzą do masy spadkowej.
Pracodawca powinien ustalić krąg osób uprawnionych, weryfikując dokumenty: akt zgonu, akt małżeństwa, akty urodzenia dzieci lub decyzję ZUS o przyznaniu renty rodzinnej.
Wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop
Pracodawca wypłaca wynagrodzenie należne do dnia śmierci pracownika, a także ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Ekwiwalent przysługuje osobom uprawnionym do renty rodzinnej i jest liczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku.
Ekwiwalent jest opodatkowany PIT, ale nieoskładkowany, ponieważ po śmierci ustaje tytuł do ubezpieczeń.
🩺 Zasiłek i wynagrodzenie za chorobę
Jeśli pracownik był niezdolny do pracy i zmarł w trakcie zwolnienia lekarskiego, obowiązują następujące zasady:
- Po śmierci pracownika pracodawca nie wypłaca żadnego wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku.
Z dniem zgonu wygasa stosunek pracy, a tym samym ustaje tytuł do ubezpieczenia chorobowego. - ZUS przejmuje obowiązek wypłaty zasiłku chorobowego za okres do dnia śmierci – świadczenie to otrzymują osoby uprawnione (np. małżonek, dzieci lub osoba, która poniosła koszty pogrzebu).
- Rolą pracodawcy jest jedynie przekazanie do ZUS dokumentów:
- ZUS Z-3 (zaświadczenie płatnika składek),
- e-ZLA (zwolnienie lekarskie),
- ewentualnych dodatkowych formularzy wymaganych przez ZUS.
💰 Odprawa pośmiertna
Zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy, jeśli pracownik zmarł w czasie zatrudnienia lub pobierania zasiłku chorobowego, jego rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna.
Wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy:
- poniżej 10 lat – jednomiesięczne wynagrodzenie,
- od 10 do 15 lat – trzymiesięczne wynagrodzenie,
- powyżej 15 lat – sześciomiesięczne wynagrodzenie.
Jeżeli pracodawca finansował polisę na życie lub inne ubezpieczenie, a wypłacone odszkodowanie z tytułu śmierci jest równe lub wyższe od odprawy, może być zwolniony z obowiązku jej wypłaty.
Świadectwo pracy i dokumentacja
Po śmierci pracownika pracodawca nie wydaje świadectwa pracy rodzinie ani spadkobiercom.
Zgodnie z § 1 ust. 3 rozporządzenia MRPiPS z 30 grudnia 2016 r. dokument ten dołącza się do akt osobowych i przechowuje przez wymagany okres.
Na wniosek rodziny (np. małżonka lub dziecka) można wydać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, potrzebne do renty rodzinnej lub zasiłku pogrzebowego.
💰 PIT i składki ZUS
Po śmierci pracownika nie wystawia się PIT-11 na zmarłego, jeśli wypłata świadczeń nastąpiła już po dacie zgonu.
Wypłacone należności są przychodem z praw majątkowych po zmarłym (art. 10 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT).
➡️PIT-11 wystawia się na osobę, która faktycznie otrzymała świadczenie – małżonka, dziecko lub spadkobiercę,
➡️ w części E formularza wskazuje się przychód z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT),
➡️ w uwagach warto dopisać: „Wypłata należności po zmarłym pracowniku – art. 63¹ KP”.
Od wszystkich wypłat dokonanych po śmierci pracownika nie nalicza się żadnych składek ZUS (społecznych ani zdrowotnych).
Pracodawca ma obowiązek wyrejestrować zmarłego z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) z datą śmierci i przekazać do ZUS zaświadczenie ZUS Z-3.
💰 Jak rozliczyć PIT po śmierci pracownika – dwa przypadki
Rozliczenie podatkowe po śmierci pracownika zależy od momentu wypłaty świadczeń.
To jedna z najczęstszych wątpliwości w działach kadr, dlatego warto pamiętać o prostej zasadzie: liczy się data wypłaty, a nie okres, którego dotyczy wynagrodzenie.
1. PIT za okres do dnia śmierci
Jeżeli pracownik otrzymał wynagrodzenie przed śmiercią, czyli pieniądze faktycznie zostały mu wypłacone (np. pensja, chorobowe, premie),
➡️ pracodawca wystawia PIT-11 na zmarłego pracownika.
Ten formularz obejmuje wyłącznie przychody uzyskane do dnia zgonu.
PIT-11 wysyła się do urzędu skarbowego właściwego według ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego.
Nie przekazuje się go rodzinie ani spadkobiercom.
Taki dokument może być później wykorzystany przy rozliczeniu podatku przez spadkobierców, jeśli kontynuują sprawy podatkowe po zmarłym.
🔹 2. PIT za świadczenia wypłacone po śmierci
Jeżeli po śmierci pracownika wypłacono wynagrodzenie, ekwiwalent za urlop lub inne należności,
➡️ pracodawca nie wystawia PIT-11 na zmarłego,
➡️ lecz na osobę, która faktycznie otrzymała pieniądze – np. małżonka, dziecko lub innego spadkobiercę.
Takie świadczenia stanowią przychód z praw majątkowych (art. 10 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT) i są opodatkowane podatkiem dochodowym według zasad ogólnych.
W formularzu PIT-11 wykazuje się je w części E, a w uwagach warto dodać:
„Wypłata należności po zmarłym pracowniku – art. 63¹ Kodeksu pracy”.
🔹 3. Odprawa pośmiertna – wyjątek
Odprawa pośmiertna nie podlega opodatkowaniu, dlatego nie ujmuje się jej w PIT-11.
Wynika to wprost z art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT.
📋 Podsumowanie
Śmierć pracownika to sytuacja, w której oprócz empatii i taktu trzeba wykazać się znajomością przepisów.
Pracodawca musi pamiętać, że z dniem śmierci:
- stosunek pracy wygasa,
- nie nalicza się składek ZUS,
- zasiłek chorobowy rozlicza ZUS,
- świadczenia wypłacone rodzinie są opodatkowane jako prawa majątkowe,
- odprawa pośmiertna może być zwolniona z podatku,
- a świadectwo pracy pozostaje w aktach osobowych.
Dbałość o formalności to nie tylko wymóg prawny – to również gest szacunku wobec zmarłego i jego bliskich.
📘Podstawa prawna:
- Kodeks pracy: art. 63¹, 92, 93, 171,
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z 13.10.1998 r.,
- Ustawa o PIT z 26.07.1991 r.,
- Ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa,
Rozporządzenie MRPiPS z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy.