Czym jest procedura VAT-REF?
Wrzesień to miesiąc, w którym wielu przedsiębiorców domyka istotne formalności podatkowe. Jedną z nich jest procedura VAT-REF, czyli możliwość odzyskania podatku od towarów i usług zapłaconego w innych krajach Unii Europejskiej. Choć sam mechanizm zwrotu VAT działa od lat i wynika z prawa unijnego, w praktyce często bywa niedoceniany lub wręcz pomijany. Tymczasem dla przedsiębiorcy, który odbywa podróże służbowe, uczestniczy w targach, szkoleniach czy korzysta z usług zagranicznych kontrahentów, zwrot VAT może oznaczać realne oszczędności w budżecie firmy.
Co ważne – termin na złożenie wniosku o zwrot jest nieprzekraczalny i upływa 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Oznacza to, że do końca września 2025 r. można jeszcze ubiegać się o zwrot VAT od wydatków poniesionych w 2024 roku. Spóźnienie choćby o jeden dzień zamyka drogę do odzyskania podatku.
💡Kiedy i komu przysługuje zwrot VAT?
Przedsiębiorca-podatnik VAT, który podróżuje służbowo do innych krajów UE może wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT składając do US formularz VAT-REF. 30 września mija termin na złożenie wniosku o zwrot VAT od zakupów dokonanych za granicą w 2024 roku.
Przedsiębiorca, który dokonuje zakupów w innych krajach UE ma prawo ubiegać się o zwrot zagranicznego podatku VAT w ramach procedury VAT REFUND. Aby polscy podatnicy mogli wystąpić o zwrot VAT zapłaconego w innym kraju UE od dokonanych zakupów, nabyte towary i usługi muszą wykorzystywać w Polsce do działalności opodatkowanej, która daje prawo do odliczenia VAT (art. 89 ust. 1h ustawy o VAT).
O zwrot zagranicznego podatku VAT może ubiegać się polski przedsiębiorca, który:
• nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonał nabycia,
• jest czynnym podatnikiem podatku VAT,
• nie dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzysta ze zwolnienia VAT podmiotowego.
🚨 Ważne!
Zwrot nie przysługuje, jeżeli przedsiębiorca prowadzi wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, czy to ze względu na określone czynności, czy też ze względu na niską wartość obrotów nie przekraczającą rocznie 200 tys. zł.
Gdzie złożyć wniosek VAT-REF?
Adresatem wniosku VAT-REF jest zawsze naczelnik urzędu skarbowego, ale wybór właściwego urzędu zależy od rodzaju podmiotu:
- osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą – składają wniosek do urzędu skarbowego właściwego według miejsca swojego zamieszkania,
- osoby prawne (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) oraz jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej (np. stowarzyszenia) – kierują wniosek do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę,
- podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce ani miejsca zamieszkania, ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności – wnioski przekazują do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Jak wygląda procedura krok po kroku?
Wniosek można złożyć poprzez system e-Deklaracje, a od 2025 r. również za pomocą e-US. Wysłany wniosek VAT-REF uzyskuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a następnie zostaje przekazany do systemu VAT-REFUND.
W sytuacji, gdy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek, należy je dołączyć w formie elektronicznej.
Po przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu, wnioskodawca otrzyma potwierdzenie na adres e-mail. Jeżeli urząd skarbowy stwierdzi, że nie ma podstaw do ubiegania się o zwrot, wówczas naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu.
⚠️ Najczęstsze błędy przy składaniu VAT-REF
W praktyce wielu przedsiębiorców traci prawo do zwrotu lub wydłuża całą procedurę przez błędy formalne. Do najczęstszych należą:
- złożenie wniosku po terminie – tu nie ma żadnej furtki, 30 września to termin ostateczny,
- brak załączników w krajach, które tego wymagają (np. faktur),
- błędne oznaczenie okresu, którego dotyczy wniosek,
- nieuwzględnienie, że działalność w Polsce musi być opodatkowana VAT,
- wpisanie kosztów prywatnych, które nie są związane z działalnością gospodarczą,
- korzystanie z nieczytelnych skanów dokumentów.
🕒 Do kiedy trzeba złożyć wniosek?
Termin na złożenie wniosku VAT-REF jest nieprzekraczalny. Dokument trzeba przesłać do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy.
Państwo członkowskie powiadomi wnioskodawcę o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku. Termin powiadomienia wynosi od 4 do 8 miesięcy od otrzymania dokumentów – w przypadku, gdy państwo zwrotu zażąda dodatkowych informacji. Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych.
Jak działa VAT-REF w Unii Europejskiej?
Procedura VAT-REF wynika z unijnej dyrektywy 2008/9/WE, która ustanawia wspólny system zwrotu VAT dla podatników mających siedzibę w jednym państwie członkowskim, a dokonujących zakupów w innym.
Celem regulacji było zapewnienie przedsiębiorcom pełnej neutralności podatku od wartości dodanej – niezależnie od tego, w którym państwie UE ponoszą wydatki służbowe.
Każde państwo członkowskie może jednak określić szczegółowe warunki – np. katalog wydatków objętych zwrotem. W praktyce oznacza to, że w jednych krajach łatwo odzyskać VAT od paliwa, a w innych – takie koszty są wyłączone.
📌 O czym warto pamiętać na zakończenie?
VAT-REF to narzędzie, które może realnie poprawić płynność finansową firmy – szczególnie w przypadku przedsiębiorców często podróżujących do innych państw UE.
Najważniejsze zasady:
- upewnij się, że spełniasz warunki do zwrotu,
- przygotuj odpowiednie dokumenty,
- nie przegap 30 września – po tym terminie nie będzie możliwości odzyskania podatku.
Warto więc już teraz przejrzeć faktury z zagranicznych wyjazdów i upewnić się, że nic nie zostało pominięte.