W 2025 roku przepisy dotyczące umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, pozostają jednym z kluczowych zagadnień dla przedsiębiorców zatrudniających współpracowników. Błędne rozliczenia składek ZUS mogą skutkować wysokimi karami oraz odpowiedzialnością cywilną. Dlatego warto znać aktualne zasady oskładkowania i obowiązki przedsiębiorcy w kontekście umów cywilnoprawnych.
Rodzaje umów cywilnoprawnych i ich podstawowe cechy
Umowy cywilnoprawne nie są regulowane przez Kodeks pracy, lecz przez Kodeks cywilny. Najczęściej stosowane to:
- Umowa zlecenie – polega na wykonywaniu określonych czynności dla zleceniodawcy, może być odpłatna lub nieodpłatna, zakłada staranne działanie, a nie osiągnięcie rezultatu.
- Umowa o dzieło – dotyczy wykonania określonego dzieła, którego efektem jest rezultat materialny lub niematerialny. Tu kluczowy jest efekt, nie sam proces.
Główne różnice:
- Zlecenie zakłada staranne działanie i ciągłość, np. sprzątanie, pozyskiwanie klientów
- Dzieło kończy się określonym efektem, np. grafiką, raportem, programem.
Zgłaszanie do ZUS, czy jest konieczne?
- Umowa zlecenie: zleceniobiorca musi zostać zgłoszony do ZUS w ciągu 7 dni od zawarcia umowy.
Wyjątek: uczeń, student do 26 roku życia – nie zgłaszamy.
- Umowa o dzieło: jest obowiązek zgłoszenia jej do ZUS na formularzu ZUS RUD w ciągu 7 dni od zawarcia.
Wyjątek: nie zgłaszamy umowy o dzieło zawartej z własnym pracownikiem oraz jeśli nie jesteśmy płatnikiem składek ZUS. Np. spółka z o.o. nie zatrudniająca nikogo, czyli nie będąca płatnikiem nie ma obowiązku zgłaszania umów o dzieło.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Umowa zlecenie co do zasady podlega obowiązkowym składkom:
- emerytalnej,
- rentowej,
- wypadkowej,
- zdrowotnej.
Składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna.
Jeśli zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczenia (np. etat, kolejna umowa zlecenia) następuje zbieg tytułów i składki zależne są od wysokości wynagrodzenia określonego w umowie lub od osiągniętego w każdym miesiącu.
Jeśli wynagrodzenie w danym miesiącu będzie na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę, to obowiązkowa będzie tylko składka zdrowotna.
Umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS. Jeśli natomiast jest zawarta z własnym pracownikiem to obowiązkowe są wszystkie składki:
- emerytalna,
- rentowa,
- wypadkowa,
- zdrowotna,
- chorobowa.
Minimalna stawka godzinowa
W każdym roku obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia. Jej wysokość ogłasza Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Każdy zleceniodawca musi:
- prowadzić ewidencję czasu pracy,
- zapewnić wynagrodzenie nie niższe niż minimalna stawka godzinowa.
Brak dokumentacji lub zaniżenie wynagrodzenia może skutkować karą do 30 000 zł.
Kontrole ZUS i najczęstsze błędy pracodawców
ZUS regularnie kontroluje firmy zatrudniające na podstawie umów cywilnoprawnych. Najczęstsze nieprawidłowości:
- brak zgłoszenia do ubezpieczeń,
- brak ewidencji czasu pracy,
- zakwestionowanie dzieła jako zlecenia (lub odwrotnie),
- błędna kwalifikacja umowy w celu unikania składek.
Sankcje za naruszenia
- Kary finansowe: do 5 000 zł. za niezgłoszenie do ubezpieczeń, do 30 000 zł. za naruszenie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu.
- Dopłaty do składek: wraz z odsetkami, jeśli ZUS zakwestionuje brak oskładkowania.
- Skutki dla zleceniobiorcy: brak uprawnień do świadczeń z ZUS.
Rekomendacje dla przedsiębiorcy
- Przed podpisaniem umowy – zidentyfikuj typ współpracy.
- Każdą umowę dokumentuj i archiwizuj wraz z zakresem prac i harmonogramem.
- Regularnie konsultuj się ze specjalistą ds. kadr.
- Pamiętaj o terminowych zgłoszeniach na formularzach ZUS (ZUA, ZZA, RUD)
Podsumowanie i najważniejsze wnioski
Umowy cywilnoprawne mogą być wygodne, ale wiążą się z istotnymi obowiązkami formalnymi. Każdy przedsiębiorca powinien znać zasady zgłaszania i rozliczania składek, by uniknąć sankcji. Każda umowa zlecenia czy o dzieło powinna być zgodna z jej definicją, żeby uniknąć zakwestionowania przez ZUS, czy PIP.
📚 Podstawa prawna: Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych