Wydatki na start a koszty podatkowe
Uruchomienie firmy wiąże się z poniesieniem wielu wydatków i różnorodnych nakładów. Osoba planująca rozpoczęcie działalności gospodarczej musi spełnić szereg formalnych obowiązków. Należą do nich m.in. rejestracja firmy, dokonanie odpowiednich zgłoszeń w urzędach i instytucjach, a często także uzyskanie zezwoleń, które mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami. Przedsiębiorca powinien również posiadać określone składniki majątkowe oraz podjąć działania marketingowe.
🛑Warto jednak pamiętać, że nie każdy wydatek poniesiony w związku z rozpoczęciem działalności zostanie uznany za koszt podatkowy. Dotyczy to w szczególności podatników rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego, którzy mogą uwzględniać koszty w podstawie opodatkowania.
Zgłoszenia i promocja
Jeszcze przed formalnym rozpoczęciem działalności gospodarczej przedsiębiorcy ponoszą szereg wydatków, takich jak opłaty rejestracyjne i zgłoszeniowe, koszty obsługi prawnej, notarialnej oraz rekrutacji pracowników. W wielu przypadkach są one obowiązkowe i wynikają bezpośrednio z przepisów prawa – dotyczy to m.in. opłat za wydanie zezwoleń lub koncesji niezbędnych do prowadzenia określonego rodzaju działalności.
Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF) wydatki poniesione przed formalnym i faktycznym rozpoczęciem działalności mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest, aby służyły one osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu bądź zachowaniu ich źródła.
Aby nowa firma zaistniała w świadomości potencjalnych klientów, przyszły przedsiębiorca podejmuje również działania marketingowe. Mają one na celu rozpowszechnienie informacji o nowym podmiocie, zakresie jego usług oraz lokalizacji. Wydatki na reklamę – np. w radiu, prasie, na ulotki, wizytówki czy zapowiedzi akcji promocyjnych – również mogą zostać uznane za koszty firmowe.
Wszystkie wymienione wydatki przedsiębiorca ujmuje w kosztach podatkowych na dzień rozpoczęcia działalności.
Zakupy towarów i materiałów
W przeciwieństwie do wydatków rejestracyjno-marketingowych, wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów nie podlegają rozliczeniu bezpośrednio w kosztach podatkowych. Te składniki ujmuje się w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość tzw. remanentu u prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów podlega wpisaniu do księgi jako pierwsza pozycja, ale nie jest sumowana z kosztami tego rodzaju w momencie poniesienia. Zyska ona walor kosztu podatkowego dopiero przy obliczaniu dochodu na koniec roku podatkowego (jako różnica pomiędzy wartością zapasu na początek i na koniec roku podatkowego).
Zakupy innych składników
Przed uruchomieniem firmy osoba fizyczna może nabywać odpłatnie składniki majątku, które następnie uzna w niej za środki trwałe. Wydatki poniesione na pozyskanie takich składników obciążają firmowe koszty podatkowe w czasie, poprzez dokonywane od ich wartości odpisy amortyzacyjne. Niekiedy jednak amortyzacja nie jest rozłożona w czasie. Dzieje się tak w przypadku tzw. jednorazowej amortyzacji, z której mają prawo korzystać m.in. podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą (art. 22k ust. 7–13 ustawy o PDOF). Tacy podatnicy mogą w roku jej rozpoczęcia dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grup 3–8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych, w ramach limitu równowartości 50.000 euro (w 2025 r. – 214.000 zł).
Osoby startujące z własnym biznesem w odniesieniu do środków trwałych mogą również zastosować jednorazową amortyzację wynikającą z art. 22k ust. 14–21 ustawy o PDOF. Tej jednorazowej amortyzacji może dokonać podatnik, u którego nakłady na fabrycznie nowe środki trwałe z grup 3–6 i 8 KŚT w danym roku podatkowym wyniosły co najmniej 10.000 zł i nie przekroczyły 100.000 zł. Nie stosuje się jej przy tym do wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych z grupowania 1–2 KŚT oraz całej grupy 7 KŚT (środki transportu).
Początkujący biznesman ma prawo amortyzować także – w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym – środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł (art. 22f ust. 3 ustawy o PDOF). Jeśli chodzi o urządzenia przeznaczone na wyposażenie uruchamianej firmy, w tym m.in. meble, sprzęty biurowe, drobne AGD, to ich wartość zazwyczaj nie przekracza 10.000 zł. To powoduje, że ich wartość zaliczana jest do kosztów podatkowych bezpośrednio – z zastrzeżeniem, że najwcześniej może to nastąpić w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o PDOF).
Składnik cudzego majątku
Częstą praktyką wśród przedsiębiorców rozpoczynających działalność jest korzystanie z lokalu lub budynku należącego do innego podmiotu – np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. W takich przypadkach często zachodzi potrzeba dostosowania wynajmowanej przestrzeni do indywidualnych potrzeb firmy.
Wydatki poniesione na ten cel – takie jak remonty, adaptacje czy modernizacje – są na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF) kwalifikowane jako inwestycje w obcych środkach trwałych. Zgodnie z art. 22g ust. 17 PDOF, są one traktowane jako ulepszenia, które podlegają amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania.
Amortyzacji dokonuje się metodą liniową, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym inwestycja została wprowadzona do ewidencji środków trwałych. Wartość początkowa inwestycji stanowi podstawę do naliczania odpisów amortyzacyjnych. Zgodnie z objaśnieniami do Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), ulepszenia w obcych środkach trwałych należy klasyfikować do tej samej grupy, co środek trwały, którego dotyczą. Oznacza to, że stosuje się stawkę amortyzacyjną właściwą dla danego rodzaju środka trwałego. Co istotne, ustawodawca przewidział również możliwość ustalania indywidualnych stawek amortyzacyjnych dla takich inwestycji (art. 22j ust. 4 PDOF).
📌 Podsumowanie
Nie wszystkie wydatki poniesione przy rozruchu firmy można od razu zaliczyć do kosztów podatkowych. Kluczowe znaczenie ma moment poniesienia wydatku, jego cel oraz sposób ewidencji. Przedsiębiorca powinien pamiętać, że w wielu przypadkach decydujące znaczenie mają nie tylko przepisy, ale również odpowiednia dokumentacja. Dobrze zaplanowana polityka kosztowa już na początku działalności może przełożyć się na wymierne korzyści podatkowe i uporządkowane finanse firmy.