Wielu wspólników spółek osobowych decyduje się na wykorzystywanie prywatnych samochodów w celach firmowych. To rozwiązanie elastyczne i praktyczne, szczególnie gdy nie ma potrzeby inwestowania we flotę firmową. Jednak nawet tak codzienna decyzja może mieć zaskakujące konsekwencje podatkowe. Jak rozliczać koszty eksploatacyjne? Czy obowiązują limity? Co z przychodami z nieodpłatnych świadczeń? Warto się nad tym pochylić, zanim dojdzie do sporu z fiskusem.
Często zdarza się, że prowadząc działalność w formie spółki osobowej wspólnicy wykorzystują prywatne samochody na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Jak prawidłowo ujmować koszty związane z takim autami w rozliczeniach podatkowych?
🧾 Czym są spółki osobowe?
Spółki osobowe to rodzaj spółek prawa handlowego, w których działalność opiera się na osobistych relacjach i współpracy między wspólnikami. Wyróżniamy cztery rodzaje spółek osobowych: jawną, partnerską, komandytową i komandytowo-akcyjną.
Spółka cywilna nie jest spółką osobową w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych. Mimo że spółka cywilna nie jest spółką handlową, może być formą prowadzenia działalności gospodarczej przez kilka osób, które wspólnie dążą do osiągnięcia celu gospodarczego.
💰 Koszty użytkowania prywatnego samochodu wspólnika
W odniesieniu do ujmowania w kosztach wydatków ponoszonych w związku z wykorzystywaniem na potrzeby spółki niebędącej osobą prawną prywatnych aut jej wspólników, często pojawia się pytanie, czy kwalifikując je jako firmowy koszt podatkowy, należy ich wartość rozliczać w ramach limitu 20% wydatków wynikającego z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych – Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.), czy jednak limitu 75% wydatków tzw. eksploatacyjnych określonego w art. 23 ust. 1 pkt 46a tej ustawy.
⚖️ Dwa warianty dopuszczalne przez fiskusa
Fiskus przyjmuje dwa możliwe do zastosowania warianty:
- Wariant 1: wspólnik spółki osobowej wykorzystujący swój prywatny samochód osobowy na potrzeby prowadzenia spraw spółki, samochód nie został oddany we władanie Spółki, np. na podstawie umowy użyczenia, dlatego może zaliczyć do kosztów podatkowych związane z tym wydatki w ramach 20% limitu;
- Wariant 2: wspólnik spółki oddaje spółce samochód osobowy w najem lub użyczenie i wydatki związane z używaniem tego samochodu ponosi spółka, wówczas, wydatki te mogą być zaliczone do firmowych kosztów podatkowych w ramach kosztowego limitu 75% wydatków.
📊 Przychody z nieodpłatnych świadczeń
Kosztom zawsze muszą odpowiadać jakieś przychody, których i tu nie sposób pominąć. Skutki udostępniania samochodów prywatnych wspólników spółce osobowej uzależnione są oczywiście od jej formy organizacyjnej.
⚙️ Spółka cywilna
Jeżeli spółka jest cywilną, to nie jest ona odrębnym podmiotem prawa i stanowi wyłącznie stosunek zobowiązaniowy pomiędzy wspólnikami będącymi stronami umowy spółki cywilnej. W efekcie nie przysługuje jej zdolność do czynności prawnych, sądowa ani procesowa.
Zatem, w przypadku, gdy wspólnik dokonał świadczenia na rzecz spółki cywilnej, to przysporzenie majątkowe z tego tytułu, zdaniem fiskusa, powstaje u pozostałych wspólników.
⚙️ Spółki osobowe prawa handlowego
Natomiast w sytuacji, gdy świadczenia dokonuje wspólnik spółki osobowej prawa handlowego, to według fiskusa przychód powstaje u wszystkich wspólników tej spółki.
Taka sama klasyfikacja, w jego opinii, w zakresie skutków otrzymania nieodpłatnych świadczeń przez spółki osobowe prawa handlowego oraz przez wspólników spółki cywilnej, ma zastosowanie również do umowy użyczenia. Ponadto przychód z nieodpłatnych świadczeń wygenerowany zostaje także w przypadku, gdy wspólnik udostępniający takiej spółce prywatne auto osobowe otrzymuje wyłącznie zwrot wydatków eksploatacyjnych, ponieważ nie mieszczą one w sobie wynagrodzenia za prawo do używania/korzystania z samochodu.
🛡️ Czy można tego uniknąć?
Choć fiskus zajmuje dość restrykcyjne stanowisko, to odpowiednia konstrukcja umów oraz właściwe dokumentowanie kosztów może pomóc w ograniczeniu ryzyk podatkowych.
W praktyce warto:
- sporządzić umowę użyczenia lub najmu pomiędzy wspólnikiem a spółką (z datą, celem, zakresem korzystania),
- prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, jeżeli nie jest on wykorzystywany wyłącznie do działalności,
- opisać zasady rozliczania kosztów — kto i za co płaci, czy są faktury, czy spółka płaci bezpośrednio, czy dokonuje refundacji,
- udokumentować, że samochód faktycznie służy celom biznesowym — np. poprzez dokumentację tras służbowych, zlecenia, harmonogramy,
- rozważyć, czy warto dokonywać amortyzacji auta, jeśli zostanie ono formalnie przekazane do firmy.
Podsumowanie Ostatecznie, choć wykorzystanie prywatnego samochodu przez wspólnika może wydawać się prostym rozwiązaniem, warto zadbać o właściwe rozliczenia, umowy i dokumentację. W przeciwnym razie pozorna oszczędność może przynieść niepotrzebne ryzyko podatkowe i trudne pytania przy kontroli. W dobrze zarządzanej spółce osobowej takie kwestie warto mieć uporządkowane od samego początku.