Są sytuacje, w których firma zmienia się na zewnątrz (nowa nazwa, nowy właściciel, nowe logo), ale dla pracowników formalnie nic się nie dzieje – bo pracodawcą nadal jest ta sama spółka. Są też takie reorganizacje, w których zmienia się podmiot zatrudniający, choć praca, ludzie i zadania pozostają te same. Wtedy uruchamia się mechanizm z art. 23¹ Kodeksu pracy: przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.
To jeden z najbardziej praktycznych przepisów prawa pracy – i jednocześnie jeden z tych, które najczęściej generują ryzyka, bo działa automatycznie. Nie dlatego, że pracodawcy tak chcą albo tak zapiszą w umowie, lecz dlatego, że tak wynika z faktów. Wystarczy, że przejęta zostanie zorganizowana całość (zakład lub jego część), a nowy podmiot zacznie prowadzić tę działalność – i już, z mocy prawa, staje się pracodawcą dla przejętych pracowników.
W praktyce art. 23¹ KP pojawia się m.in. przy:
- sprzedaży całej firmy lub wydzielonego działu,
- podziale spółki (np. przeniesieniu działu usług do innego podmiotu),
- outsourcingu (gdy przejmowana jest nie tylko usługa, ale też zespół i organizacja pracy),
- restrukturyzacjach w grupach kapitałowych (przeniesienie części działalności do innej spółki),
- przejęciu działalności po likwidowanym podmiocie (jeżeli dochodzi do kontynuacji tej samej jednostki).
Warto od razu oddzielić dwie rzeczy: art. 23¹ KP dotyczy prawa pracy i skutków dla stosunków pracy. Nie jest to przepis podatkowy i nie odpowiada na pytanie, jak rozliczyć transakcję w VAT/CIT. Tu w centrum jest pracownik, jego umowa i ciągłość zatrudnienia.
🔎 Kiedy art. 23¹ KP ma zastosowanie?
Najprościej: wtedy, gdy zmienia się pracodawca, ale przejmowana jednostka zachowuje swoją tożsamość – w całości albo w wyodrębnionej części. Ustawowa formuła brzmi jasno: w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, ten pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy.
Decydują fakty, nie etykiety. Z punktu widzenia praktyki kadrowej kluczowe jest, czy przejęta część była (i po przejęciu nadal jest) realnie działającym organizmem. W ocenie „czy to już jest część zakładu pracy” liczy się zwłaszcza:
- wyodrębnienie organizacyjne (np. dział/oddział, zespół, przypisane zadania),
- możliwość wskazania pracowników związanych z tą częścią,
- przejęcie elementów pozwalających kontynuować działalność (organizacja, procesy, narzędzia, know-how, często też klienci/kontrakty),
- ciągłość wykonywania zadań przez nowy podmiot.
Wbrew obiegowym opiniom, art. 23¹ KP nie „włącza się” dlatego, że podpisano umowę o sprzedaży albo outsourcing. Włącza się wtedy, gdy w realnym świecie nastąpiło przejęcie funkcjonującej całości – i pracownicy mają nadal wykonywać te same zadania, tylko pod innym pracodawcą.
📌 Co oznacza „z mocy prawa” i dlaczego to takie ważne?
Z mocy prawa oznacza, że:
- nie trzeba rozwiązywać umów o pracę,
- nie trzeba podpisywać nowych umów,
- zgoda pracownika nie jest warunkiem przejścia.
To obszar, w którym najczęściej powstają błędy. W praktyce kadrowej wciąż zdarzają się schematy typu: „rozwiążemy umowy u starego pracodawcy i zatrudnimy od nowa u nowego”. Przy art. 23¹ KP to najczęściej zła droga – bo ustawowy skutek to kontynuacja stosunku pracy, a nie jego przerwanie i nowe zatrudnienie. Gdy reorganizacja faktycznie spełnia przesłanki przejścia zakładu, to nawet jeśli strony próbują inaczej to ułożyć wyłącznie na poziomie dokumentów, przepis i tak może zostać zastosowany w razie sporu.
Dla pracowników konsekwencja jest fundamentalna: zachowana jest ciągłość zatrudnienia, staż pracy i uprawnienia (np. urlopowe), a pracownik nie musi „przechodzić rekrutacji” do nowego pracodawcy.
Jakie są skutki przejścia zakładu pracy dla umów, stażu i świadczeń?
Po przejściu zakładu pracy nowy pracodawca wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy – czyli przejmuje relację pracowniczą w takim stanie, w jakim ona była w dniu przejścia.
W praktyce oznacza to m.in.:
Ciągłość umowy o pracę
Umowa trwa dalej – w tym samym rodzaju, z tym samym wymiarem etatu, warunkami wynagrodzenia, stanowiskiem i miejscem wykonywania pracy (o ile nie wynikają zmiany organizacyjne zgodne z prawem).
Staż pracy i uprawnienia
Staż pracy biegnie dalej – co ma znaczenie dla urlopu, okresów wypowiedzenia, odpraw, nagród jubileuszowych, dodatków stażowych (jeżeli obowiązują w danym systemie) i innych świadczeń zależnych od stażu.
Urlopy i zobowiązania pracownicze
Nowy pracodawca przejmuje także stan rozliczeń – w tym urlop zaległy i bieżący, a także roszczenia pracownicze wynikające z wcześniejszego okresu zatrudnienia.
Skutkiem przejścia zakładu pracy jest również obowiązek przekazania kompletnej dokumentacji pracowniczej nowemu pracodawcy, w tym akt osobowych prowadzonych zgodnie z przepisami prawa pracy.
To wszystko powoduje, że art. 23¹ KP jest przepisem o bardzo konkretnych skutkach finansowych i organizacyjnych, nie tylko formalnych.
⚠️ Odpowiedzialność solidarna pracodawców – najczęściej pomijany element
Jednym z kluczowych ryzyk (zwłaszcza po stronie nabywcy/przejmującego) jest odpowiedzialność solidarna. Co do zasady, przez 1 rok od przejścia zakładu pracy lub jego części, dotychczasowy i nowy pracodawca ponoszą solidarną odpowiedzialność za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy powstałe przed przejściem (w praktyce: pracownik może dochodzić należności od jednego albo drugiego).
Ten mechanizm trzeba uwzględniać już na etapie planowania transakcji i duediligence – bo mogą pojawić się roszczenia o:
- zaległe wynagrodzenie,
- nadgodziny,
- premie regulaminowe,
- ekwiwalenty,
- świadczenia wynikające z wewnętrznych źródeł prawa pracy.
W relacji między pracodawcami możliwe są rozliczenia regresowe, ale z punktu widzenia pracownika liczy się to, że ma dodatkową ochronę w okresie przejściowym.
Obowiązek informacyjny: kto, komu i kiedy?
Art. 23¹ KP nakłada obowiązek poinformowania pracowników (a w określonych sytuacjach – przedstawicieli pracowników lub organizacji związkowych) o planowanym przejściu. Informacja powinna być przekazana co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia i obejmować m.in.: termin, przyczyny, skutki prawne/ekonomiczne/socjalne oraz zamierzone działania dotyczące warunków zatrudnienia.
W praktyce ważne są trzy rzeczy:
- Obowiązek informacyjny nie powoduje legalizacji przejścia – przejście i tak następuje, jeśli spełnione są przesłanki faktyczne.
- Brak informacji nie blokuje skutku art. 23¹ KP, ale zwiększa ryzyka: spory, skargi pracownicze, zastrzeżenia w kontroli.
- Informacja powinna być przygotowana tak, aby dało się wykazać jej doręczenie (z perspektywy dowodowej).
To element, który warto traktować jako część procesu zarządzania zmianą, a nie tylko jako pismo do akt.
Uprawnienie pracownika do rozwiązania umowy w ciągu 2 miesięcy
Ustawodawca przewidział, że pracownik może nie chcieć kontynuować zatrudnienia u nowego pracodawcy. Dlatego art. 23¹ KP daje pracownikowi szczególne uprawnienie: w terminie 2 miesięcy od przejścia pracownik może rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia, za 7-dniowym uprzedzeniem.
Co istotne, rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie wywołuje dla pracownika skutki takie, jak rozwiązanie umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem (to ważne np. przy ocenie pewnych uprawnień i konsekwencji formalnych).
W praktyce kadrowej ma znaczenie również to, że:
- termin 2 miesięcy liczy się od dnia przejścia,
- uprzedzenie 7 dni biegnie od doręczenia oświadczenia pracodawcy,
- po upływie 2 miesięcy pracownik rozwiązuje umowę już na zasadach ogólnych.
Czy pracownikowi przysługuje zasiłek dla bezrobotnych, jeżeli rozwiąże umowę po przejściu zakładu pracy na podstawie art. 23¹ KP?
Tak, pracownik zachowuje prawo do rejestracji jako bezrobotny, natomiast prawo do zasiłku zależy od trybu rozwiązania umowy i momentu jego dokonania.
Jeżeli pracownik:
- skorzysta z uprawnienia wynikającego z art. 23¹ KP,
- rozwiąże umowę w ciągu 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy,
- w trybie bez wypowiedzenia, z 7-dniowym uprzedzeniem,
to zgodnie z przepisami skutki prawne są takie jak przy rozwiązaniu umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.
W praktyce oznacza to, że:
- pracownik nie jest traktowany jak osoba, która sama „zrezygnowała z pracy”,
- nie stosuje się 90-dniowego okresu karencji w wypłacie zasiłku dla bezrobotnych,
- prawo do zasiłku oceniane jest na zasadach ogólnych (spełnienie warunków stażowych i składkowych).
Inaczej będzie, jeżeli:
- pracownik rozwiąże umowę po upływie 2 miesięcy od przejścia, albo
- rozwiąże umowę na zasadach ogólnych za wypowiedzeniem z własnej inicjatywy.
W takiej sytuacji urząd pracy może zastosować odroczenie wypłaty zasiłku (standardowo 90 dni), ponieważ rozwiązanie stosunku pracy następuje z inicjatywy pracownika, a nie w szczególnym trybie ochronnym z art. 23¹ KP.
Z perspektywy praktycznej oznacza to, że moment i tryb rozwiązania umowy mają kluczowe znaczenie nie tylko dla relacji z pracodawcą, ale także dla uprawnień z systemu zabezpieczenia społecznego.
Co z warunkami pracy i płacy po przejściu?
Art. 23¹ KP jest interpretowany ochronnie: przejście zakładu pracy nie może być pretekstem do natychmiastowego pogarszania warunków zatrudnienia. Zmiany są możliwe, ale muszą być wprowadzone na zasadach ogólnych prawa pracy (porozumienie zmieniające, wypowiedzenie zmieniające – zależnie od sytuacji), z pełną analizą ryzyk i poprawną dokumentacją.
W praktyce szczególnie ryzykowne są działania podejmowane bezpośrednio po przejęciu, takie jak:
- obniżenie wynagrodzeń,
- zmiana stanowisk bez podstawy,
- zmiana miejsca pracy lub systemu czasu pracy bez właściwej procedury.
W razie sporu takie zmiany bywają oceniane jako obejście ochronnego sensu art. 23¹ KP.
Art. 23¹ KP a najczęstsze błędy organizacyjne
Najwięcej problemów powstaje nie na poziomie przepisu, tylko na poziomie wdrożenia. Do typowych błędów należą:
- rozwiązywanie umów w celu uproszczenia proceduryi ponowne zatrudnianie,
- zbieranie „zgód na przejście” (które nie są potrzebne),
- brak informacji 30 dni przed przejściem lub zbyt ogólna informacja,
- chaotyczne przypisywanie pracowników do przejmowanej części,
- nieuwzględnienie odpowiedzialności solidarnej i zaległości.
Dobrze ułożona procedura kadrowa w transakcji/reorganizacji powinna obejmować co najmniej: identyfikację pracowników objętych przejściem, audyt warunków zatrudnienia, przygotowanie informacji, plan przeniesienia dokumentacji i komunikację z kadrą kierowniczą.
❓Najczęstsze pytania dotyczące art. 23¹ Kodeksu pracy
Czy art. 23¹ KP zawsze oznacza przejęcie wszystkich pracowników?
Nie. Przechodzą tylko pracownicy związani z przejmowanym zakładem lub jego częścią. Kluczowe jest faktyczne przypisanie do danej jednostki organizacyjnej i wykonywanych zadań – a nie nazwa działu w strukturze.
Czy pracownik może odmówić przejścia do nowego pracodawcy?
Zgoda pracownika nie jest warunkiem zastosowania art. 23¹ KP – skutek następuje z mocy prawa.
Pracownik ma natomiast uprawnienie do rozwiązania umowy w ciągu 2 miesięcy od przejścia, za 7-dniowym uprzedzeniem.
Czy trzeba podpisywać z pracownikami nowe umowy o pracę?
Nie. Podpisywanie nowych umów w sytuacji, w której działa art. 23¹ KP, jest najczęściej błędem organizacyjnym. Wystarczy prawidłowo poinformować pracowników 30 dni przed przejęciem.
Czy nowy pracodawca może od razu zmienić warunki pracy lub płacy?
Nie „automatycznie” i nie dlatego, że nastąpiło przejście. Zmiany są możliwe wyłącznie na zasadach ogólnych prawa pracy, z pełną procedurą i uzasadnieniem.
Co z urlopami, stażem pracy i nagrodami jubileuszowymi?
Uprawnienia pozostają w ciągłości. Staż pracy liczy się dalej, urlopy (w tym zaległe) przechodzą, a świadczenia zależne od stażu nie zerują się.
Czy nowy pracodawca odpowiada za zaległości poprzedniego?
Tak – w określonym zakresie i przez ograniczony czas. Przez rok od przejścia działa mechanizm odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy powstałe przed przejściem.
Czy brak informacji dla pracowników blokuje przejście zakładu pracy?
Nie. Brak informacji nie unieważnia przejścia, ale jest naruszeniem obowiązków i zwiększa ryzyko sporów. Termin informacyjny „co najmniej 30 dni przed przejściem” jest wprost wskazywany w praktycznych omówieniach i materiałach dotyczących prawa pracy.
Czy art. 23¹ KP ma zastosowanie przy outsourcingu?
Tak, jeżeli outsourcing wiąże się z przejęciem funkcjonującej części zakładu pracy (zespół + organizacja + zadania). Sama umowa outsourcingowa nie przesądza – decyduje stan faktyczny.
Czy art. 23¹ KP dotyczy tylko umów o pracę?
Tak. Przepis dotyczy stosunków pracy. Zleceniobiorcy/B2B nie przechodzą automatycznie na podstawie art. 23¹ KP (choć mogą przejść na podstawie umów cywilnych, jeśli strony tak ustalą).
Czy można „obejść” art. 23¹ KP odpowiednią konstrukcją umowy?
Co do zasady nie – bo ocenia się fakty. Jeżeli doszło do przejęcia działającej jednostki, art. 23¹ KP może zostać zastosowany niezależnie od nazwy dokumentu.
Czy art. 23¹ KP działa, gdy zmienia się tylko właściciel udziałów/akcji spółki?
Nie. Sprzedaż udziałów/akcji nie zmienia pracodawcy – spółka pozostaje tą samą osobą prawną, więc art. 23¹ KP nie ma zastosowania.
Czy przeniesienie jednego kontraktu uruchamia art. 23¹ KP?
Nie zawsze. Jeśli przejmowany jest wyłącznie kontrakt, a nie funkcjonująca jednostka organizacyjna, przesłanki mogą nie być spełnione. Natomiast przejęcie kontraktu wraz z zespołem, procesami i organizacją pracy może prowadzić do zastosowania art. 23¹ KP.
Czy pracownik na L4, macierzyńskim/rodzicielskim albo urlopie wypoczynkowym też przechodzi?
Tak. Nieobecność w pracy nie wyłącza objęcia przejściem – liczy się to, czy pracownik jest przypisany do przejmowanego zakładu lub jego części.
Co, gdy pracownik pracował „pół na pół” w przejmowanej i nieprzejmowanej części?
To jeden z najtrudniejszych obszarów dowodowych. Ocenia się faktyczne wykonywanie zadań i organizację pracy. W praktyce warto mieć dokumenty potwierdzające alokację (zakres obowiązków, przypisanie do zespołu, ewidencja projektów, decyzje organizacyjne).
Czy nowy pracodawca może wypowiedzieć umowę tuż po przejściu?
Może, ale nie dlatego, że doszło do przejścia. Wypowiedzenie musi spełniać wszystkie wymogi prawa pracy (w tym – gdy dotyczy – realną i konkretną przyczynę).
Czy pracownik na umowie na czas określony przechodzi?
Tak. Przepis obejmuje wszystkie umowy o pracę – rodzaj umowy nie wyłącza przejścia.
Czy trzeba zgłaszać przejęcie do PIP?
Nie ma powszechnego obowiązku zgłoszenia przejścia do PIP, ale przy sporach i kontrolach PIP często bada, czy prawidłowo zastosowano art. 23¹ KP, w tym obowiązki informacyjne i ciągłość zatrudnienia.
Jak rozumieć 2 miesiące i 7 dni – jak to działa w czasie?
Pracownik ma 2 miesiące od dnia przejścia, aby złożyć oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy w tym szczególnym trybie. Oświadczenie jest składane bez wypowiedzenia, ale z 7-dniowym uprzedzeniem, a skutki są jak przy wypowiedzeniu przez pracodawcę.
Podsumowanie
Na sam koniec warto pamiętać o jednej rzeczy: art. 23¹ KP jest przepisem prostym w brzmieniu, ale trudnym w zastosowaniu wtedy, gdy reorganizacja jest „na styku” (część zadań przechodzi, część zostaje, a pracownicy pracują w miksie). Dlatego w praktyce najważniejsza jest konsekwentna dokumentacja: kto przechodzi, dlaczego, na jakiej podstawie i jak wygląda ciągłość zadań. Nieprawidłowe zastosowanie art. 23¹ KP może mieć bardzo konkretne skutki finansowe i prawne – od roszczeń pracowniczych i kosztów sporów, przez odpowiedzialność solidarną, aż po ryzyko sankcji przy kontroli, więc przejęcia bez procedury często kończą się drożej niż poprawne wdrożenie od początku.