Krajowy System e- Faktur to prawdziwa rewolucja w procesie fakturowania i dokumentowania transakcji.
Jest to rozwiązanie, którego wdrożenie nie pozostanie obojętne dla organizacji. Wdrożenie KSeF, jest procesem, który obejmuje wszystkie obszary działalności firmy. Nie jest to tylko sprawa działu księgowości. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że system będzie ostatecznie dotyczył każdego obszaru w firmie.
Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF) to kluczowy element cyfryzacji dokumentacji podatkowej w Polsce. System ten ma na celu usprawnienie i ujednolicenie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej.
⚖ Ministerstwo Finansów zaplanowało wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF w kilku etapach:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podatników (z obrotami powyżej 200 mln zł za 2024 r.).
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.
Wdrożenie KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów podatkowych, który:
- zwiększa transparentność i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego,
- ogranicza nadużycia podatkowe (np. karuzele VAT),
- automatyzuje procesy księgowe i raportowe,
- ułatwia kontrolę skarbową i audyty.
Opublikowanie 11 kwietnia 2025 r. przez Ministerstwo Finansów kolejnej wersji projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT w zakresie obowiązku wdrożenia KSeF, nie daje złudzeń, wejście obowiązku wdrożenia staje się faktem!
💡 Czytając wprowadzone do projektu przepisy, zauważamy rozwiązania, które mają uprościć wdrożenie KSeF i jego stosowanie przez podatników zwłaszcza w pierwszym okresie stosowania systemu:
- Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:
– od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
– od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
- Odroczenie na dodatkowe pół roku, tj. do 31 lipca 2026 r., wprowadzenia niektórych innych rozwiązań, takich jak:
a) odroczenie terminu wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także za te faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
b) utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
c) utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.
- Umożliwienie stosowania tzw. trybu offline do końca 2026 r. przez wszystkich podatników.
- Uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF.
- Zapewnienie w okresie przejściowym (do 30 września 2026 r.) podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie.
- Zapewnienie rozwiązań prawnych odpowiadających celowi tzw. wyrównania środowisk KSeF, tj. wprowadzenie pełnych funkcjonalności technicznych systemu obowiązkowego przed datą wejścia w życie rozwiązań nakładających na podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
W projekcie proponuje się również zmiany doprecyzowujące w zakresie możliwości korzystania przez organy KAS z danych w KSeF w toku prowadzonych przez nie spraw.
Najnowsza wersja jest już cichym odwrotem od rygorów, które miały dopaść podatnika w połowie zeszłego roku, ale i czytelnym sygnałem, że wdrożenie jest nieuniknione i na kolejne przesunięcia terminów wdrożenia nie ma co liczyć!
⚠️ Dlatego może to już najwyższy czas spojrzeć na wdrożenie KSeF, przez pryzmat korzyści i wyzwań, przed którymi staną klienci biur rachunkowych. To przede wszystkim uproszczenie procesu obsługi faktur, eliminacja problemów z dostarczaniem dokumentów oraz zwiększone bezpieczeństwo transakcji.
- Klienci nie będą musieli już przygotowywać i przesyłać faktur do biura rachunkowego w formie papierowej czy elektronicznej. Biuro może pobierać faktury bezpośrednio z KSeF;
- Klienci nie będą musieli martwić się o terminowe dostarczenie faktur, niekompletność dokumentacji czy problemy z formatowaniem plików;
- KSeF zapewni bezpieczny i wiarygodny sposób przekazywania faktur, co zminimalizuje ryzyko fałszowania lub utraty dokumentów;
- Klienci będą mogli łatwiej śledzić faktury, monitorować swoje wydatki i lepiej planować finanse;
- KSeF ułatwi rozliczenia z VAT, ponieważ system automatycznie wygeneruje i prześle niezbędne dane do urzędu skarbowego;
- Klienci mogą w dowolnym czasie uzyskać dostęp do faktur w systemie KSeF, co ułatwia kontrolę nad finansami.
🛑 Ale zanim pojawią się korzyści każdy podatnik będzie musiał zmierzyć się z wyzwaniami:
- adaptacją do nowych procedur, początkowe problemy z wdrożeniem mogą wymagać dodatkowego wsparcia od biura rachunkowego;
- zapewnienie biuru rachunkowemu dostępu do KSeF, co może wymagać konfiguracji oprogramowania lub aplikacji;
- inwestycji w oprogramowanie, certyfikaty czy szkolenia;
- konieczność dostosowania się do zmienionej roli biura rachunkowego, które będzie bardziej skupione na digitalizacji i obsłudze faktur w KSeF.
Wprowadzenie KSeF będzie miało znaczący wpływ dla klientów biur rachunkowych, to uproszczenie obsługi faktur, zwiększone bezpieczeństwo transakcji i możliwość lepszego planowania finansów, ale żeby tak mogło się stać już teraz należy dobrze przygotować się na tak ogromne zmiany cyfryzacji podatkowej.