Współpraca z księgową to fundament bezpieczeństwa finansowego każdej firmy.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy zarządzasz spółką zatrudniającą kilkanaście osób, Twoja księgowa może być nieocenionym partnerem. Ale nawet najlepsza księgowa nie zrobi nic, jeśli nie dostanie odpowiednich dokumentów i informacji.
W tym wpisie omówimy szczegółowo, jakie dokumenty i dane powinieneś przekazywać księgowej, dlaczego ich kompletność i terminowość są tak ważne, oraz jakie są skutki braków w dokumentacji.
Faktury sprzedażowe i zakupowe – podstawa księgowości
Dlaczego są ważne?
Faktury to podstawowy dokument potwierdzający przychód lub koszt. Bez nich niemożliwe jest prawidłowe wyliczenie podatków, składek ZUS czy sporządzenie bilansu rocznego.
Co powinno się znaleźć w zestawie faktur?
- Faktury sprzedaży (czyli te wystawiane klientom),
- Faktury zakupu (czyli te wystawione na firmę przez kontrahentów),
- Korekty faktur (zarówno sprzedaży, jak i zakupu),
- Noty księgowe, jeśli występują.
Najczęstsze błędy:
- Brak opisu faktury lub nieczytelne skany,
- Wysyłanie faktur z opóźnieniem (np. raz na kwartał),
- Przesyłanie tylko wybranych dokumentów, a nie całości.
Wyciągi bankowe i potwierdzenia płatności – dowód przepływu środków
Co jest potrzebne?
- Comiesięczne wyciągi bankowe z kont firmowych (najlepiej w formacie PDF i/lub CSV),
- Potwierdzenia płatności – szczególnie przy płatnościach gotówkowych lub z kont osobistych,
- Raporty z terminali płatniczych lub platform typu PayU, Stripe, Przelewy24.
Dlaczego to ważne?
Wyciąg bankowy pozwala zidentyfikować, które faktury zostały zapłacone, jakie środki wpłynęły do firmy i jakie były koszty operacyjne. Ma to kluczowe znaczenie m.in. przy rozliczaniu podatku VAT metodą kasową.
Umowy – pracownicze, cywilnoprawne i biznesowe
Jakie umowy trzeba przekazać?
- Umowy o pracę i zmiany w ich treści (np. aneksy),
- Umowy zlecenia i o dzieło,
- Umowy B2B (współpraca z freelancerami),
- Umowy leasingowe, kredytowe i najmu,
- Umowy handlowe z kontrahentami (w przypadku większych projektów).
Czego księgowa potrzebuje z tych umów?
- Dat zawarcia, obowiązywania i zakończenia umowy,
- Informacji o wynagrodzeniu lub wartościach świadczeń,
- Informacji o zobowiązaniach, np. kosztach stałych lub jednorazowych.
Informacje o zatrudnieniu i zmianach kadrowych
Co należy przekazywać na bieżąco?
- Zatrudnienie nowego pracownika – najlepiej z kilkudniowym wyprzedzeniem,
- Zakończenie współpracy – zwolnienia, wypowiedzenia,
- Urlopy, zwolnienia lekarskie, delegacje,
- Zmiany w wynagrodzeniu, czasie pracy lub stanowisku.
Dlaczego to ważne?
Nieprawidłowe dane kadrowe mogą skutkować błędami w zgłoszeniach do ZUS, niewłaściwym wyliczeniem składek i podatków oraz potencjalnymi karami przy kontroli.
Paragony i inne drobne wydatki
Czy trzeba przekazywać paragony?
Tak – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i masz możliwość zaliczenia wydatków do kosztów firmy, to również paragony mogą mieć znaczenie.
Co może być kosztem?
- Zakupy biurowe (papier, tonery, kawa),
- Koszty paliwa (jeśli samochód służbowy),
- Bilety komunikacji, opłaty parkingowe,
- Zakupy sprzętu i narzędzi do pracy (nawet drobnych).
⚠️Uwaga!
Paragon musi być na firmę (NIP nabywcy), by mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu. Jeśli nie ma NIP – księgowa może nie móc go zaksięgować.
Leasingi, kredyty, dotacje
Co przekazać?
- Umowę leasingową (samochód, sprzęt, oprogramowanie),
- Harmonogram spłat rat,
- Umowy kredytowe z bankiem i harmonogramy,
- Umowy o dofinansowanie lub dotacje,
- Zaświadczenia o otrzymanych środkach.
Po co to wszystko?
To wszystko wpływa na zobowiązania firmy, może być kosztem lub wpływem do rozliczenia. W niektórych przypadkach środki z dotacji są opodatkowane, w innych – nie. Księgowa musi znać szczegóły.
Informacje o zmianach w działalności
Jakie zmiany trzeba zgłaszać?
- Zmiana formy prawnej (np. z JDG na sp. z o.o.),
- Zmiana adresu siedziby lub miejsca wykonywania działalności,
- Zmiana wspólników w spółce,
- Zmiana konta bankowego,
- Rejestracja do VAT lub rezygnacja z niego,
- Przekształcenia, połączenia, zawieszenia działalności.
Co może się stać, jeśli nie zgłosisz zmian?
Księgowa może działać na nieaktualnych danych, co grozi błędami w rozliczeniach, karami skarbowymi, a nawet odpowiedzialnością prawną.
Terminy, projekty i zdarzenia jednorazowe
Kiedy coś zgłaszać?
- Gdy podpisujesz nowy duży kontrakt – warto poinformować księgową o możliwych zaliczkach, rozliczeniach etapowych itp.
- Gdy planujesz duży zakup lub inwestycję – księgowa pomoże rozplanować koszty i ewentualne odliczenia.
- Gdy wystąpi zdarzenie jednorazowe (np. odszkodowanie, premia, sprzedaż środka trwałego) – to często wymaga osobnego ujęcia w księgach.
Format, termin, sposób przekazywania dokumentów
Jak i kiedy dostarczać dokumenty?
- Na bieżąco – im szybciej, tym lepiej. Idealnie: faktury od razu po wystawieniu.
- W formie elektronicznej – PDF, skan, e-mail, folder chmurowy (np. Google Drive, Dropbox).
- Z opisem – faktura za co, komu, czy była zapłacona, jakim środkiem płatności.
- Regularnie – np. raz w tygodniu lub do 5. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Czego unikać?
- Zdjęć dokumentów robionych telefonem w słabym świetle,
- Braku ciągłości – jednego miesiąca komplet, drugiego prawie nic,
- Dokumentów przekazywanych po terminie rozliczenia (np. po 20. dniu miesiąca przy VAT).
Skutki braku dokumentów
Co może się wydarzyć?
- Błędne deklaracje podatkowe,
- Przekroczone terminy rozliczeń,
- Brak możliwości odliczeń kosztów,
- Kary od urzędów (Skarbowy, ZUS),
- Problemy przy kontroli,
- Zawyżone podatki (bo nie wprowadzono wszystkich kosztów),
- Problemy z płynnością (brak realnego obrazu finansów).
Podsumowanie: dobra współpraca to klucz
Twoja księgowa nie jest tylko „od papierów” – to partner, który może pomóc Ci rozwijać firmę, optymalizować podatki, a przede wszystkim – zadbać o Twoje bezpieczeństwo finansowe. Ale żadna, nawet najlepsza księgowa, nie będzie w stanie działać skutecznie bez odpowiednich danych i dokumentów.
Przekazywanie kompletnej, aktualnej i rzetelnej dokumentacji to nie tylko obowiązek – to inwestycja w porządek w firmie, spokój wewnętrzny i dobre relacje z urzędami. Współpraca z księgową, która ma wszystkie potrzebne informacje, pozwala Ci nie tylko uniknąć problemów, ale też realnie zaoszczędzić: na podatkach, czasie, nerwach i nieprzewidzianych karach.
Zasady dobrej współpracy z księgową:
- Przesyłaj dokumenty regularnie i w komplecie.
- Informuj o każdej istotnej zmianie w firmie.
- Dbaj o jakość, czytelność i terminowość dokumentów.
- Traktuj księgową jak doradcę, a nie tylko wykonawcę.
Zadbana księgowość to silna podstawa firmy – niezależnie od tego, czy działasz sam, czy prowadzisz większy zespół. To także narzędzie strategiczne: daje Ci wgląd w kondycję finansową firmy, wspiera podejmowanie decyzji i pozwala spokojnie planować przyszłość.
Im lepiej zorganizujesz przepływ informacji między Tobą a księgową, tym więcej czasu zostanie Ci na to, co naprawdę ważne – rozwijanie biznesu, budowanie relacji z klientami i realizowanie swojej wizji.
Pamiętaj – dobra księgowa to nie wydatek, lecz inwestycja.