W dobie cyfryzacji wiele procedur w administracji i pracy uległo uproszczeniu. Jednym z największych ułatwień jest elektroniczne zwolnienie lekarskie, czyli e-ZLA. Niestety, wygoda technologii nie oznacza, że znikają obowiązki pracownika.
Wielu pracowników mylnie sądzi, że po wystawieniu e-ZLA nie muszą już podejmować żadnych działań. „Przecież pracodawca wszystko widzi w e-ZUS!” – to często powtarzany argument. Niestety, to błąd, który może mieć poważne konsekwencje prawne i organizacyjne.
Co mówią przepisy?
Zasady zgłaszania nieobecności w pracy wynikają bezpośrednio z przepisów prawa pracy:
📌Art. 100 § 2 pkt 2 i pkt 4 Kodeksu pracy – pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy oraz przestrzegać ustalonego porządku i organizacji pracy, co obejmuje również informowanie o nieobecności.
📌§ 2 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. – pracownik musi poinformować pracodawcę niezwłocznie, a najpóźniej w drugim dniu nieobecności, o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania.
Termin „niezwłocznie” oznacza działanie bez zbędnej zwłoki – czyli jak najszybciej po wystąpieniu przyczyny nieobecności. Idealnie: po wizycie u lekarza lub nawet wcześniej, jeśli wiadomo, że pracownik nie pojawi się w pracy.
Uwaga: Samo e-ZLA, bez wcześniejszego kontaktu z pracodawcą, może zostać uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczychi prowadzić dopostępowania dyscyplinarnego, a nawet zwolnienia dyscyplinarnego.
W jaki sposób należy poinformować pracodawcę?
Forma zgłoszenia zależy od ustaleń obowiązujących w firmie. Najczęściej akceptowane są:
- telefon,
- SMS,
- e-mail,
- wiadomość w komunikatorze (np. Microsoft Teams, Slack),
- zgłoszenie przez wewnętrzny system HR.
Ważne, aby wybrana forma była szybka i możliwa do udokumentowania.
Dlaczego to takie ważne?
➡Opóźnienia w systemie
Chociaż e-ZLA trafia do ZUS i (często) do pracodawcy, nie zawsze dzieje się to natychmiast. Jeżeli firma nie monitoruje regularnie e-ZUS lub nie ma do niego dostępu, brak Twojej obecności może zostać błędnie zinterpretowany jako nieusprawiedliwiona nieobecność.
➡Ułatwienie organizacji pracy
Wczesne zgłoszenie nieobecności ułatwia organizację pracy, podział obowiązków, przekierowanie zadań lub znalezienie zastępstwa. Im szybciej menedżerowie wiedzą o Twojej nieobecności, tym mniejsze zakłócenia w pracy zespołu.
➡Budowanie zaufania
Jasna i terminowa komunikacja z pracodawcą buduje poczucie odpowiedzialności i profesjonalizmu. Działy HR coraz częściej doceniają pracowników, którzy dbają o formalności – nawet wtedy, gdy są niedysponowani.
Co może (i powinien) zrobić pracodawca?
Aby uniknąć nieporozumień, także pracodawca powinien zadbać o jasne procedury. Dobre praktyki obejmują:
- regularne przypominanie pracownikom o obowiązku zgłaszania nieobecności,
- ustalenie jasnych zasad: kto, jak i do kiedy powinien zgłosić nieobecność,
- szkolenie nowych pracowników w zakresie komunikacji i formalności,
- bieżące monitorowanie konta e-ZUS (lub delegowanie tego zadania w dziale kadr).
Co grozi za brak zgłoszenia?
Brak informacji o nieobecności może skutkować:
- potraktowaniem dnia jako nieusprawiedliwionej nieobecności,
- obniżeniem wynagrodzenia,
- nagannym wpisem do akt osobowych,
- postępowaniem dyscyplinarnym,
- a nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 52 KP).
Podsumowanie
e-ZLA to ogromne udogodnienie – dla lekarzy, pracowników, działów HR i ZUS-u. Ale nawet najlepsze systemy informatyczne nie zastępują podstawowej, ludzkiej komunikacji.
Zgłoszenie nieobecności to nie formalność, to obowiązek pracownika wynikający z przepisów.
Kluczowe informacje:
- Samo wystawienie e-ZLA nie wystarczy.
- Trzeba niezwłocznie poinformować pracodawcę o nieobecności.
- Najlepiej zrobić to telefonicznie, SMS-em, e-mailem lub przez system HR.
- W ten sposób można uniknąć nieporozumień i konsekwencji służbowych.
- Dział HR ma prawo oczekiwać szybkiej i jasnej informacji.
📚 Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy -art. 100 § 2 pkt 2 i 4
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – § 2 ust. 2