Bardzo często słyszymy od naszych klientów takie zdania:
„Wystawiłem fakturę, więc wszystko jest OK.”
„Dogadaliśmy się mailowo – po co umowa?”
„Nie chcę zrażać klienta formalnościami…”
„Od zawsze tak robię i jeszcze nigdy nie było problemu.”
Brzmi znajomo? Takie podejście działa – dopóki, wszystko idzie zgodnie z planem.
Kiedy coś się nie udaje zaczynają się schody…
❌ brak płatności za wykonaną usługę,
❌ spory o zakres prac – „miała być tylko strona, nie sklep!”,
❌ niezrozumienie oczekiwań – „mówiliśmy o czymś zupełnie innym!”,
❌ problemy z egzekwowaniem praw autorskich – „ale to miało być moje!”
Dlatego właśnie tak często powtarzamy klientom:
💥 Faktura to za mało
Faktura to ważny dokument księgowy i podatkowy – potwierdza, że coś zostało zrealizowane: usługa, sprzedaż, projekt.
Zasady wystawiania faktur zostały uregulowane w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2025.775 t.j.)
Faktura nie mówi nic o warunkach transakcji i nie odpowiada na kluczowe pytania:
- Co dokładnie miało zostać zrobione?
- W jakim terminie i w jakim zakresie?
- Kto za co odpowiada na każdym etapie?
- Jakie masz prawa jeśli projekt się opóźni lub zostanie przerwany?
- Kiedy i na jakich zasadach przechodzą prawa do wykonanego dzieła?
Na podstawie faktury księgowa zaksięguje transakcję i rozliczy podatki, ale nic więcej.
🧾 Umowa to nie formalność – to Twoje zabezpieczenie
Tylko umowa może określić wszystkie warunki na jakie umówiły się strony. Nie musi być napisana żargonem prawniczym. Nie musi mieć nawet tytułu „umowa”. Najważniejsze, żeby jasno opisywała:
✔️ kto realizuje usługę,
✔️ co dokładnie ma zostać wykonane,
✔️ kiedy ma się to wydarzyć,
✔️ w jaki sposób ma być dostarczone,
✔️ i za ile – czyli warunki płatności.
To wszystko da się zawrzeć w jednym, dobrze przygotowanym dokumencie, który ochroni zarówno Ciebie, jak i Twojego klienta.
Ogólne zasady zawierania umów zostały uregulowane w przepisach kodeksu cywilnego, który zawiera także szczegółowe regulacje dotyczące różnych typów umów np. umowy sprzedaży, umowy pożyczki, darowizny, umowy agencyjnej. Poza przepisami kodeksu cywilnego różne inne ustawy określają zasady zawierania innych umów np. przewozu, rachunku bankowego, przeniesienia praw autorskich.
Umowa może być zawarta w dowolnej formie nawet ustnej, ale bardzo często przepisy wymagają formy pisemnej lub aktu notarialnego. Zawarcie umowy w określonej formie np. w formie pisemnej, czy w formie aktu notarialnego może być wymagane dla celów dowodowych lub aby umowa mogła być ważna lub wywołać określony skutek prawny.
🤝 Umowa = profesjonalizm
Nie daj sobie wmówić, że umowa oznacza brak zaufania.
Umowa oznacza szacunek do czasu, pracy i pieniędzy obu stron.
Umowa to znak, że traktujesz swój biznes poważnie – i tego samego oczekujesz od innych.
✍️ A my? My dopilnujemy formalności
Jako Twoja firma księgowa jesteśmy tu nie tylko od księgowania dokumentów i rozliczania podatków – ale też od wspierania Cię w bezpiecznym prowadzeniu firmy.
Pomożemy Ci zrozumieć, kiedy i jaka umowa będzie potrzebna, oraz jakie elementy warto w niej zawrzeć.