W ostatnich latach coraz częściej mówi się o przejrzystości w biznesie, walce z praniem pieniędzy oraz z finansowaniem terroryzmu. W Polsce jednym z kluczowych narzędzi realizacji tych celów jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Choć dla wielu przedsiębiorców to temat zawiły, warto dobrze go zrozumieć – zarówno ze względu na obowiązki prawne, jak i na potencjalne sankcje finansowe za ich niewypełnienie.
Wciąż wiele firm nie wie lub zapomina, że mają obowiązek zgłosić się do CRBR, czyli Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
A za brak wpisu mogą grozić poważne kary finansowe💸
Czym jest CRBR?
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Finansów. Powstał na mocy ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Funkcjonuje od 13 października 2019 r.
CRBR gromadzi informacje o beneficjentach rzeczywistych spółek – czyli o osobach fizycznych, które faktycznie sprawują kontrolę nad spółką lub czerpią z niej największe korzyści. Dane z rejestru są jawne i dostępne dla każdego zainteresowanego.
Kto musi się zgłosić?
Obowiązek mają m.in.:
✅ spółki jawne,
✅ spółki partnerskie
✅ spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
✅ spółki z o.o.,
✅ spółki akcyjne (z wyjątkiem publicznych),
✅ proste spółki akcyjne,
✅ fundacje i stowarzyszenia podlegające wpisowi w KRS)
✅ trusty (których powiernicy lub osoby zajmujące stanowiska równoważne mają miejsce zamieszkania/siedzibę w Polsce lub relacje z polskim rynkiem).
Kim jest beneficjent rzeczywisty?
To osoba fizyczna, która ostatecznie sprawuje kontrolę nad spółką, np. poprzez udziały, głosy lub pełnione funkcje (np. prezes).
W skrócie – jest to prawdziwy właściciel lub osoba, która faktycznie decyduje w firmie.
👤 Przykłady? Oto one:
W przypadku spółek (np. z o.o. albo akcyjnych), beneficjentem rzeczywistym będzie osoba, która:
✅ ma więcej niż 25% udziałów lub akcji,
✅ ma więcej niż 25% głosów, nawet jeśli nie ma udziałów (np. głosuje dzięki umowie z innymi wspólnikami),
✅kontroluje firmę poprzez inną firmę, która ma większość udziałów,
✅kontroluje firmę poprzez uprawnienia wynikające z innych przepisów (np. ustawy o rachunkowości),
✅ a jeśli nikogo takiego nie da się wskazać – za beneficjenta uznaje się osobę na najwyższym stanowisku kierowniczym, np. prezesa zarządu.
To nie musi być skomplikowane – wystarczy zadać sobie pytanie:
kto w firmie naprawdę decyduje o najważniejszych sprawach i może ją kontrolować?
To właśnie beneficjent rzeczywisty. I to jego dane trzeba zgłosić do CRBR.
Kiedy trzeba się zgłosić?
Nowe podmioty – mają 14 dni od dnia wpisu do KRS na pierwsze zgłoszenie.
Zmiany danych– należy zgłosić w ciągu 14 dni:
· jeśli zmiana podlega wpisowi do KRS (np. zmiana zarządu) → termin liczony od dnia wpisu do KRS,
· jeśli zmiana nie podlega wpisowi (np. zmiana struktury udziałowej, zawarcie umowy wspólników) → termin liczony od dnia zaistnienia zmiany.
Jak się zgłosić?
✅ Zgłoszenie jest darmowe
✅ Składa się je elektronicznie przez stronę crbr.podatki.gov.pl
✅ Potrzebujesz podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego
Jakie są kary?
Jeśli podmiot nie dopełni obowiązku zgłoszenia lub aktualizacji danych w terminie, grozi mu kara pieniężna do 1 miliona złotych.
Co więcej:
- odpowiedzialność ponoszą osoby, które były zobowiązane do dokonania zgłoszenia,
- nie można się zasłaniać nieznajomością przepisów,
- kary są nakładane niezależnie od tego, czy uchybienie było zawinione, czy przypadkowe.
❗Najczęstsze błędy w CRBR
- Brak zgłoszenia po wpisie do KRS.
Wiele nowych firm zapomina, że rejestracja w KRS to nie wszystko – potrzebny jest też wpis do CRBR. - Nieaktualizowanie danych.
Zmiana udziałowców, podział udziałów między wspólnikami, zmiana w zarządzie – to wszystko wymaga aktualizacji CRBR. - Błędne ustalenie beneficjentów rzeczywistych.
Np. wpisanie tylko prezesa, gdy faktycznie kontrolę mają udziałowcy. - Brak podpisu elektronicznego lub niewłaściwa osoba składa zgłoszenie.
Tylko osoba uprawniona do reprezentacji może dokonać zgłoszenia – nie może tego zrobić np. księgowa czy pełnomocnik.
Kto ma wgląd do danych w CRBR?
Rejestr jest publiczny – każdy może sprawdzić, kto jest beneficjentem rzeczywistym danej spółki. Wystarczy wejść na stronę CRBR i wyszukać podmiot po nazwie lub numerze KRS.
Dzięki temu:
- kontrahenci mogą ocenić przejrzystość struktury właścicielskiej,
- banki i instytucje finansowe weryfikują dane podczas oceny ryzyka AML,
- obywatele mają dostęp do informacji o tym, kto faktycznie stoi za podmiotami gospodarczymi.
Korzyści z prawidłowego wpisu
Choć dla wielu firm CRBR jest postrzegany wyłącznie jako uciążliwy obowiązek, w rzeczywistości:
- zwiększa wiarygodność spółki w oczach partnerów biznesowych,
- ułatwia kontakty z bankami, notariuszami, audytorami,
- minimalizuje ryzyko sankcji,
- stanowi dowód przejrzystości działalności.
Podsumowanie
✅ CRBR to rejestr publiczny, w którym ujawniane są osoby sprawujące faktyczną kontrolę nad spółkami.
✅ Obowiązek wpisu dotyczy większości podmiotów gospodarczych wpisanych do KRS, fundacji i stowarzyszeń.
✅ Zgłoszenie składają członkowie zarządu lub osoby uprawnione do reprezentacji.
✅ Zmiany należy aktualizować w ciągu 14 dni.
✅ Za brak zgłoszenia lub błędne dane grożą surowe kary finansowe.
💡Praktyczne wskazówki dla firm
- Stwórz listę beneficjentów rzeczywistych. Przeanalizuj strukturę właścicielską swojej spółki i ustal, kto faktycznie sprawuje nad nią kontrolę.
- Sprawdź terminy. Jeśli zakładasz spółkę lub zmieniasz jej strukturę, pamiętaj o 14-dniowym terminie.
- Wyznacz odpowiedzialną osobę. Najlepiej, aby w firmie było jasne, kto odpowiada za dopełnienie obowiązków wobec CRBR.
- Zadbaj o poprawne zgłoszenie. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem lub doradcą – ale pamiętaj, że formalne złożenie zgłoszenia i tak musi wykonać członek zarządu.