W dobie cyfryzacji i nieustannego przepływu informacji bezpieczeństwo danych staje się jednym z najważniejszych filarów działalności każdej firmy — szczególnie tych, które zajmują się przetwarzaniem informacji finansowych i osobowych, jak biura rachunkowe.
Księgowość to nie tylko liczby — to również dane osobowe, umowy, rozliczenia podatkowe i poufne informacje o firmach i ich klientach. Dlatego zagwarantowanie bezpieczeństwa tych danych nie jest opcją — to obowiązek.
Co oznacza bezpieczeństwo danych w kontekście księgowości? jakie są zagrożenia? obowiązki prawne? a także jakie środki techniczne i organizacyjne powinny być wdrożone, aby dane były chronione zgodnie z najlepszymi standardami i przepisami prawa.
Co to jest bezpieczeństwo danych w księgowości?
Bezpieczeństwo danych w księgowości oznacza ochronę wszystkich informacji finansowych, osobowych i biznesowych przetwarzanych przez księgowych i biura rachunkowe przed nieautoryzowanym dostępem, utratą, zniszczeniem, kradzieżą lub modyfikacją. Obejmuje to zarówno dane w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Bezpieczna księgowość to taka, która:
- chroni poufność danych klientów,
- zapewnia integralność dokumentów finansowych,
- gwarantuje dostępność danych dla uprawnionych osób,
- działa zgodnie z obowiązującym prawem (RODO, ustawa o rachunkowości),
- jest odporna na ataki cybernetyczne i wewnętrzne błędy ludzkie.
Rodzaje danych przetwarzanych w księgowości
Księgowi mają dostęp do szerokiego wachlarza danych, w tym:
- dane osobowe pracowników i klientów (PESEL, adresy, numery kont),
- dane finansowe firm (przychody, koszty, zobowiązania, faktury),
- dane podatkowe (deklaracje VAT, PIT, CIT),
- dokumentacja płacowa (listy płac, umowy o pracę, zwolnienia lekarskie),
- dokumentacja kadrowa (akta osobowe, oceny, urlopy),
- korespondencja z urzędami i instytucjami finansowymi.
Przetwarzanie tak szerokiego spektrum danych nakłada ogromną odpowiedzialność na podmiot zajmujący się księgowością.
§Obowiązki prawne dotyczące ochrony danych
RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
RODO nakłada szereg obowiązków na podmioty przetwarzające dane osobowe.
Biura rachunkowe działają jako procesorzy lub administratorzy danych, w zależności od umowy z klientem. Do najważniejszych obowiązków należą:
- uzyskanie odpowiednich podstaw prawnych do przetwarzania danych,
- zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych,
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania,
- informowanie osób o przetwarzaniu ich danych (klauzule informacyjne),
- zgłaszanie naruszeń danych do UODO w ciągu 72 godzin,
- zawarcie umów powierzenia przetwarzania z podwykonawcami.
📚Ustawa o rachunkowości
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumentacja księgowa musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej bezpieczeństwo i poufność, a dostęp do niej powinny mieć wyłącznie uprawnione osoby.
⚠️Najczęstsze zagrożenia
- Cyberataki
Ransomware, phishing, malware — to tylko niektóre z cyberzagrożeń, które mogą doprowadzić do utraty danych, ich zaszyfrowania lub wycieku.
Biura rachunkowe są atrakcyjnym celem, ponieważ posiadają wrażliwe dane wielu firm.
- Błędy ludzkie
Nieodpowiednie zarządzanie hasłami, przypadkowe wysyłki danych do niewłaściwego odbiorcy, brak szyfrowania plików — to często źródło wycieków danych.
- Brak aktualizacji oprogramowania
Korzystanie z nieaktualnych systemów może prowadzić do wykorzystania znanych luk bezpieczeństwa przez cyberprzestępców.
- Zgubienie lub kradzież nośników
Pendrive’y, laptopy, dyski zewnętrzne bez szyfrowania mogą łatwo wpaść w niepowołane ręce.
Środki techniczne ochrony danych
- Szyfrowanie danych
Każdy nośnik zawierający dane finansowe i osobowe powinien być szyfrowany — zarówno dyski twarde, jak i pliki przesyłane e-mailem.
- Silne hasła i uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA)
Systemy księgowe i dostęp do danych powinny być chronione silnymi hasłami oraz, jeśli to możliwe, dodatkowym uwierzytelnieniem (np. SMS, aplikacja mobilna).
- Automatyczne kopie zapasowe
Regularne tworzenie backupów w bezpiecznych lokalizacjach (chmura, nośniki offline) pozwala przywrócić dane po ataku lub awarii.
- Oprogramowanie antywirusowe i firewalle
Podstawą ochrony danych w środowisku cyfrowym są dobrze skonfigurowane systemy zabezpieczające — antywirusy, firewalle, filtry antyspamowe.
- Monitoring dostępu do danych
Systemy informatyczne powinny rejestrować kto, kiedy i do jakich danych miał dostęp. Umożliwia to audyt i wykrycie ewentualnych nieprawidłowości.
Środki organizacyjne
- Polityka bezpieczeństwa informacji
Każde biuro rachunkowe powinno mieć spisaną politykę bezpieczeństwa danych — dokument opisujący zasady postępowania z danymi, odpowiedzialności, procedury reagowania na incydenty.
- Szkolenia dla pracowników
Regularne szkolenia z zakresu ochrony danych, cyberbezpieczeństwa, rozpoznawania phishingu i stosowania polityk prywatności to konieczność.
- Umowy powierzenia danych
W przypadku korzystania z usług chmurowych, firm IT czy podwykonawców — trzeba zawierać umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- Ograniczenie dostępu
Dostęp do danych księgowych powinni mieć tylko upoważnieni pracownicy. Należy stosować zasadę „minimalnego dostępu”.
☁️Przetwarzanie danych w chmurze
Coraz więcej biur rachunkowych korzysta z systemów księgowych w chmurze. Choć daje to wiele korzyści (dostęp zdalny, backup, automatyzacja), wymaga również odpowiednich zabezpieczeń:
- dostawca musi spełniać normy bezpieczeństwa (np. ISO 27001),
- dane powinny być szyfrowane,
- konieczne jest zawarcie umowy powierzenia danych z dostawcą,
- należy kontrolować, gdzie fizycznie są przechowywane dane (UE / EOG).
💡Praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych
- Korzystaj z renomowanych programów księgowych z certyfikatem bezpieczeństwa.
- Regularnie testuj odzyskiwanie danych z kopii zapasowych.
- Wprowadź automatyczne blokady ekranów po czasie bezczynności.
- Unikaj przesyłania danych e-mailem — korzystaj z bezpiecznych platform wymiany plików.
- Monitoruj nowe regulacje prawne dotyczące danych osobowych i finansowych.
- Prowadź regularny audyt systemów IT.
🛑Odpowiedzialność za naruszenie danych
Naruszanie przepisów RODO może skutkować karami finansowymi nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Oprócz tego możliwe są pozwy cywilne od osób, których dane zostały naruszone.
W przypadku biur rachunkowych, odpowiedzialność może ponosić zarówno właściciel, jak i konkretni pracownicy, jeśli zaniedbają swoje obowiązki.
Przyszłość bezpieczeństwa danych w księgowości
Wraz z rozwojem technologii — sztucznej inteligencji, automatyzacji procesów, pracy zdalnej — rośnie potrzeba coraz bardziej zaawansowanych zabezpieczeń. W najbliższych latach można się spodziewać:
- wzrostu znaczenia narzędzi AI do monitorowania incydentów bezpieczeństwa,
- większej roli chmury obliczeniowej i bezpieczeństwa z nią związanego,
- rozwoju regulacji prawnych w zakresie ochrony danych.
Podsumowanie
Bezpieczeństwo danych w księgowości to nie luksus, ale konieczność. W erze cyfrowej odpowiedzialność księgowego nie ogranicza się tylko do poprawnego księgowania faktur — obejmuje również zapewnienie, że dane klientów są odpowiednio chronione.
Dzięki wdrożeniu odpowiednich środków technicznych, przestrzeganiu przepisów prawa i budowaniu świadomości wśród pracowników można skutecznie zabezpieczyć księgowość przed zagrożeniami. A to z kolei przekłada się na zaufanie klientów, reputację biura i zgodność z prawem.